Iedere week in je mailbox 
Screening biedt informatie over iemands integriteit. Hiermee kun je als eigenaar van een winkel bijvoorbeeld bepalen of een potentiële werknemer geschikt is om met contant geld om te gaan.
Zo zul je een winkelmedewerker met een frauduleus verleden niet graag aannemen. De kans bestaat dat hij opnieuw de fout in gaat.
Je kunt iemand (laten) screenen met behulp van allerlei instrumenten. De meeste ondernemers zullen deze niet allemaal tegelijk inzetten. Afhankelijk van de risico's kies je meestal voor een meer of minder uitgebreide screening.
Een adviseur kan je helpen. Hij brengt de risico’s in je bedrijf in kaart en geeft advies om deze te beperken of af te dekken.
Welke risico's loop ik?
Do's bij screening
Hieronder vind je enkele do's en don'ts en instrumenten voor de screening van personeel.
-
Risico's op een rij zetten
Het is een goed idee om eerst de risico's in een functie op een rij te zetten. In een brochure van Justis vind je voorbeelden van risico's per functie. Zo kan een systeembeheerder toegang hebben tot veel vertrouwelijke informatie. Op basis hiervan kun je kiezen voor een uitgebreidere screening dan voor een administratief medewerker.
-
Transparant zijn
Transparantie leidt tot meer begrip bij degene die de screening moet ondergaan. Je biedt transparantie door bijvoorbeeld in de vacature aan te geven welke screeningsinstrumenten je zult gebruiken en vooraf toestemming te vragen.
De aankondiging heeft overigens ook een preventieve werking, omdat dit ongewenste kandidaten zal afschrikken.
Don'ts bij screening
En wat moet je vooral niet doen bij screening van personeel?
-
(Wettelijke) regels overtreden
Bij screening moet je onder meer rekening houden met de wettelijke privacyregels. Zo moet je als werkgever een legitieme reden hebben voor de screening en dient de screening noodzakelijk te zijn.
Daarnaast vind je extra regels in de sollicitatiecode. De regels hierin zijn niet verplicht, maar zorgen wel voor een eerlijke en transparante sollicitatieprocedure.
-
Flexibel personeel over het hoofd zien
Je kiest vaak voor een screening bij medewerkers met een risicovolle functie. Vergeet daarbij niet om flexibel personeel mee te nemen, zoals tijdelijke werknemers, uitzendkrachten en oproepkrachten. Ook al zijn deze werknemers voor een kortere periode bij je aan het werk, toch kan er sprake zijn van allerlei risico's.
Instrumenten voor screening
Welke instrumenten kun je gebruiken bij de screening van personeel?
Identiteit controleren
Iedere werkgever moet voldoen aan de identificatieplicht. Dat betekent onder meer dat je de identiteit van je medewerkers controleert bij indiensttreding. Daarbij kijk je naar de echtheid en geldigheid van het identiteitsbewijs. Bekijk het stappenplan verificatieplicht (pdf) van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
Websites en social media checken
Op websites en social media valt steeds meer te vinden over sollicitanten. Veel werkgevers gebruiken deze informatie om zich alvast een beeld van iemand te vormen.
Volgens de sollicitatiecode moet je de sollicitant vooraf wel toestemming vragen en de gevonden informatie later met hem bespreken. Vraag jezelf daarbij steeds af in hoeverre de gevonden informatie relevant is voor de sollicitatieprocedure.
Diploma's controleren
Een cv is niet altijd op waarheid gebaseerd. Zo komt het in de praktijk nogal eens voor dat opleidingen en diploma's zijn verzonnen. Een sollicitant heeft bijvoorbeeld nooit bedrijfskunde gestudeerd, terwijl hij dit wel op zijn cv zet.
Je kunt dit tegengaan door de sollicitant te vragen om een digitaal uittreksel uit het diplomaregister. Dit register bevat onder andere diploma’s uit het hoger onderwijs vanaf 1996, het mbo vanaf 2007 en het voortgezet onderwijs vanaf 2006.
Bij eerdere diploma's kun je vragen om het origineel te tonen en hier een kopie van te maken. Voor diploma's buiten het reguliere onderwijs bestaan afzonderlijke registers, zoals het Centraal Diploma Register in de bouwsector.
Lees meer over diploma sollicitant controleren.
Referenties natrekken
Met referenties kun je de werkervaring van een sollicitant controleren. In het cv staan bijvoorbeeld eerdere functies en verantwoordelijkheden. Met een referentiecheck kun je nagaan of hij deze daadwerkelijk heeft uitgeoefend in de aangegeven periode.
Tegelijk kun je zo meer te weten komen over de sterke en zwakke punten van de kandidaat. Het is daarbij wel belangrijk dat je vooraf toestemming vraagt, zodat je geen inbreuk maakt op de privacy.
Verklaring Omtrent het Gedrag aanvragen
Soms wil je weten of iemand een relevant strafbaar feit heeft gepleegd. Met een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) krijg je uitsluitsel.
De screeningsautoriteit Justis geeft zo'n bewijs van goed gedrag in de eerste plaats af op basis van justitiële informatie, waarbij het gaat om strafbare feiten die van belang zijn voor een bepaalde functie.
Bij een chauffeur kun je dan denken aan snelheidsovertredingen. Daarnaast kijkt Justis sinds 1 juli 2015 ook naar politiegegevens, wat inhoudt dat lopende onderzoeken kunnen leiden tot weigering van de VOG.
Waarschuwingsregister gebruiken
Voor sommige branches bestaat een waarschuwingsregister. De stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) houdt bijvoorbeeld een waarschuwingsregister bij voor winkeliers.
Zij kunnen daarmee nagaan of van een sollicitant een frauduleus verleden bekend is. Uit cijfers van de stichting blijkt dat ondernemers in de detailhandel dit steeds vaker nagaan.
Lees meer over pre-employment screening.
Onderzoeksbureau inschakelen
Een particulier onderzoeksbureau kan de screening van personeel uit handen nemen. Dan gaat het bijvoorbeeld om het controleren van cv's en de werkervaring.
Het is belangrijk om na te gaan of je te maken hebt met een betrouwbaar bureau. Het bureau moet onder meer een privacygedragscode hanteren en in het bezit zijn van een speciale vergunning.
Bron: CBP, DUO, Justis, NVP
Lees in ons gratis whitepaper tips van ondernemers, doe je eigen risico-checklist en ontdek de top 5 verzekeringen per branche.
Welke verzekeringen heb ik nodig?
Vragen over nieuwe werknemer
- Waar moet je op letten bij nieuwe werknemers?
Voordat je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben. Controleer ook of je werknemer geen strafblad heeft en vraag een VOG aan.
- Wanneer krijgt je werknemer geen VOG?
Voor elke beroepsgroep zijn andere strafbare feiten van belang. Een boekhouder zal bijvoorbeeld geen VOG-verklaring krijgen als hij fraude heeft gepleegd, maar heeft wel kans om de verklaring te krijgen als hij is veroordeeld voor rijden onder invloed.
- Hoe duur is een werknemer?
Goede werknemers zijn kostbaar voor jou als ondernemer. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je je onderneming laten groeien. In het whitepaper Wat kost personeel? krijg je een overzicht van de kosten per werknemer en tips om te besparen.
- Wat te doen bij arbeidsconflicten?
Als er een arbeidsconflict ontstaat kun je juridische hulp inschakelen. Een mediator kan je helpen een rechtszaak te voorkomen. Een advocaat of jurist kan je helpen bij een rechtszaak. Bekijk 5 tips over rechtsbijstand bij een arbeidsconflict.
- Welke regels zet je in een personeelshandboek?
Je kunt allerlei algemene bedrijfs- en gedragsregels opnemen in een personeelshandboek. Bijvoorbeeld afspraken over werktijden, ziekmelding, kleding, feestdagen, verlof, ontspanning, alcoholgebruik, overwerk en vergoedingen.
Gratis tips in je mailbox
