Antecedenten­onderzoek personeel, zo werkt het

Antecedenten­onderzoek, wat is het?

Antecedent is het Latijnse woord voor incident. Tijdens een antecedenten­onderzoek kijk je dus naar incidenten uit het verleden. Vaak gaat het om een onderzoek naar het verleden van een persoon, bijvoorbeeld een sollicitant. Je kunt als ondernemer zelf een antecedenten­onderzoek doen of laten uitvoeren.

Antecedenten­onderzoek of screening

Een antecedenten­onderzoek wordt ook wel pre-employment screening genoemd.

Het doel is om zeker te weten dat een potentiële werknemer betrouwbaar is - dat hij zegt wie hij is en dat hij geen achtergrond heeft die mogelijk gevaarlijk is voor je bedrijf. Denk aan een crimineel verleden (strafblad), conflicten, fraude of nauwe banden met concurrerende bedrijven.

Antecedenten­onderzoek, hoe werkt het?

Met een antecedenten­onderzoek krijg je inzicht in het verleden van een sollicitant. Tijdens een antecedenten­onderzoek wordt bijvoorbeeld het volgende gecontroleerd:

• Naam, adres, woonplaats (naw-gegevens)
• Legitimatiebewijzen (paspoort, rijbewijs)
• CV
• Diploma's
• Referenties
• Crimineel verleden (VOG, strafblad, justitieel onderzoek)
• Financiële gegevens (BKR-registratie)
• Online activiteiten (social media)

Het antecedenten­onderzoek is onderdeel van de sollicitatieprocedure en je kunt zelf bepalen welke onderdelen je gaat onderzoeken.

Antecedenten­onderzoek, wat zijn de regels?

Tijdens een antecedenten­onderzoek (screening) moet je rekening houden met:

1. Privacy

Houd je aan de wetten rondom privacy. Als je een antecedenten­onderzoek doet, moet er sprake zijn van een 'gerechtvaardigd belang', bijvoorbeeld dat de beoogde functie vereist dat iemand integer en betrouwbaar is.

Ook moeten de onderzoeksmethoden die je gebruikt 'noodzakelijk' zijn om hier achter te komen.

Zorg dat je voldoet aan de privacywet. Gebruik de checklist AVG en personeel.

2. Informatieplicht sollicitant

Je bent ook verplicht om de sollicitant vooraf te informeren over het antecedenten­onderzoek. Je laat weten wat je precies gaat onderzoeken en waarom. Na afloop vertel je ook wat de uitkomsten zijn.

3. Pas op met medische gegevens

De gezondheid van een sollicitant of werknemer mag in principe geen onderdeel zijn van het antecedenten­onderzoek, tenzij voor de functie bijzondere eisen gelden en daarom een preventief medisch onderzoek (PMO) noodzakelijk is.

Lees hierover het artikel AVG en zieke werknemer, wat zijn de regels?

4. Identiteitificatieplicht

Iedere ondernemer met personeel moet voldoen aan de identificatieplicht. Dat betekent dat je de identiteit van een werknemer controleert voor je hem aanneemt. Daarbij kijk je naar de echtheid en geldigheid van het identiteitsbewijs.

Gebruik het stappenplan verificatieplicht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

5. Social media checken

Online is er steeds meer te vinden over sollicitanten. Social media (zoals LinkedIn, Twitter en Facebook) zijn een makkelijke informatiebron. Maar pas op. Volgens de sollicitatiecode moet je de sollicitant vooraf wel toestemming vragen en de gevonden informatie later met hem bespreken.

6. Controle echtheid van diploma's

Je kunt de sollicitant vragen om een digitaal uittreksel van zijn diploma’s uit het diplomaregister. Dan weet je of de diploma’s ook echt op zijn naam staan.

Gebruik het  stappenplan Diploma sollicitant controleren.

7. Crimineel verleden checken met VOG

Om te kijken of een sollicitant geen crimineel verleden heeft, kun je hem vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Hij kan die opvragen bij het ministerie van Veiligheid en Justitie.

Vooral als je iemand aanneemt die moet omgaan met vertrouwelijke informatie, geld of kostbare goederen, kan het verstandig zijn een VOG te eisen.

8. Waarschuwingsregister fraude

Voor sommige branches bestaat er een waarschuwingsregister voor fraude. De stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) houdt bijvoorbeeld een waarschuwingsregister bij voor winkeliers.

Zij kunnen daarmee nagaan of een sollicitant een frauduleus verleden heeft. Kijk of er binnen jouw branche een dergelijk waarschuwingsregister bestaat.

Antecedenten­onderzoek, zelf doen of uitbesteden?

Een antecedenten­onderzoek kun je zelf uitvoeren met behulp van bovenstaande richtlijnen en bronnen. Je kunt ook een onderzoeksbureau of recherchebureau inschakelen om dit te doen. Dit zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in het screenen van personeel.

Een onderzoeksbureau of recherchebureau moet wel een privacygedragscode hanteren en in het bezit zijn van een vergunning. Controleer dit dus voor je met een partij in zee gaat.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Meer vragen over antecedenten­onderzoek

• Wat is het doel van een antecedenten­onderzoek?

  Het doel van een antecedenten­onderzoek is duidelijkheid krijgen over een potentiële werknemer. Is hij betrouwbaar? Heeft hij geen achtergrond die mogelijk schadelijk is voor je bedrijf? Op basis van een antecedenten­onderzoek kun je beter beslissen of je iemand in dienst neemt of niet. Zo voorkom je een mismatch waar je nog lang spijt van hebt.

• Wanneer krijgt je werknemer een VOG?

  Voor elke beroepsgroep zijn andere strafbare feiten van belang. Een boekhouder zal bijvoorbeeld geen VOG-verklaring krijgen als hij fraude heeft gepleegd, maar heeft wel kans om de verklaring te krijgen als hij is veroordeeld voor rijden onder invloed.

• Hoe kun je diploma's controleren?

  Om te controleren of een diploma wel echt is, hoef je zelf geen expert te zijn. Je kunt je sollicitant of nieuwe werknemer vragen om een uittreksel vanuit het diplomaregister (Mijndiplomas.nl). Daarmee krijg je een overzicht van de diploma's en certificaten die iemand heeft behaald, inclusief een echtheidscertificaat. Lees meer over diploma controleren.

• Hoeveel kost een werknemer?

  Goede werknemers zijn kostbaar voor jou als ondernemer. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je je onderneming laten groeien. In het whitepaper Wat kost personeel? krijg je een overzicht van de kosten per werknemer en tips om te besparen.

• Wat kun je doen bij een arbeidsconflict?

  Mocht er toch een arbeidsconflict ontstaan, dan kun je juridische hulp inschakelen. Een mediator kan je helpen een rechtszaak te voorkomen. Een advocaat of jurist kan je helpen bij een rechtszaak. Bekijk 5 tips over rechtsbijstand bij een arbeidsconflict.

• Welke regels staan er in een personeels­handboek?

  Je kunt allerlei algemene bedrijfs- en gedragsregels opnemen in een personeels­handboek. Bijvoorbeeld afspraken over werktijden, ziekmelding, kleding, feestdagen, verlof, ontspanning, alcoholgebruik, overwerk en vergoedingen.