Bereken de kosten per werknemer

Bij het bepalen van de kosten ben je gebonden aan wetten en regels. Hieronder worden de belangrijkste wetten en regels genoemd bij het bepalen van de kosten.

Als er voor jouw bedrijf een cao van kracht is, kunnen er extra regels gelden waar jij aan moet voldoen. Controleer dus goed je cao bij het bepalen van de exacte kosten.

Verplichte kosten werknemer berekenen

Als je een werknemer in dienst hebt, ben je verplicht om hem salaris en vakantietoeslag te betalen. Ook betaal je verplicht enkele premies. 

1. Salaris

Bij het berekenen van de kosten voor een werknemer begin je bij het salaris. Het salaris vormt de basis om veel andere verplichte en aanvullende kosten te berekenen.

De basisregels:

• Het salaris bepaal je in overleg met je werknemer.
• Het salaris moet het minimumloon zijn of hoger.
• Zoek uit wat een marktconform salaris is. Bekijk dit Stappenplan voor salarisberekening.

2. Vakantietoeslag

Naast het salaris ben je wettelijk verplicht vakantiegeld te betalen. De officiële term is vakantietoeslag. Het gaat om een eenmalig bedrag bovenop het salaris.

De regels:

• Minimaal 8% van het brutojaarsalaris.
• Jaarlijks uit te betalen voor 1 juli.

3. Loonheffingen

De loonheffingen bestaan uit:

• Loonbelasting
• Premie volks­verzekeringen (AOW, Anw en Wlz)
• Premies werknemers­verzekeringen (WW, WAO, WIA en ZW)
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet

De loonheffingen zijn afhankelijk van het loon en type bedrijf. Alle loonheffingen zijn gebaseerd op een grondslag. Namelijk:

Grondslag loonheffingen

Brutoloon + loon in natura + fooien en uitkeringen aan fondsen – eventuele aftrekposten

Loonheffingen berekenen

Als je de loonheffingen gaat berekenen, moet je dus ook weten wat je aan loon in natura aan je werknemers geeft, zoals cadeaus, abonnementen, eten, kleding, etc.

Hoe je deze grondslag precies gebruikt en welke voorwaarden er gelden, lees je in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst. Daarin vind je ook de huidige tarieven, bedragen en percentages voor de exacte berekening van de verschillende loonheffingen.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Aanvullende kosten werknemer berekenen

Naast de verplichte kosten zul je waarschijnlijk nog een aantal investeringen moeten doen om je werknemer(s) goed toegerust, gemotiveerd en veilig te laten werken.

Hieronder een opsomming van de mogelijke kostenposten. Bekijk wat op jouw bedrijf van toepassing is en zet de bijbehorende kosten erbij.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Je kunt werknemers allerlei aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden bieden, maar dit is niet verplicht. De belangrijkste opties op een rij:

• Dertiende maand
• Prestatiebeloning
• Pensioen
• Reis- en verblijfskosten
• Auto of fiets van de zaak
• Extra onkostenvergoedingen

Facilitaire kosten

Om je werknemer aan het werk te zetten, geef je hem meestal de middelen om aan de slag te gaan. Zoals:

• Werkplek
  • Een gemiddelde kantoorwerkplek kost zo’n 9000 euro per jaar, per werknemer (NFC Index).
  • Eventueel gereedschap, machines of andere werkmiddelen per werknemer.
• Arbovoorzieningen
  • Persoonlijke beschermingsmiddelen, zoals een helm of veiligheidsbril.
• Werkkleding
• Eten en drinken
  • Kosten voor koffie, thee, consumpties, etc.
  • Lunchkosten. Deze kun je eventueel inhouden op het loon. 

Onvoorziene kosten

Houd ook rekening met onverwachte kosten. Ongevallen, schade door personeel of uitval door ziekte kan je bedrijf veel geld kosten.

Een werknemer die wegens ziekte niet kan werken, kost je gemiddeld 250 euro per dag.

Er kunnen ook eventuele juridische kosten of advieskosten volgen in verband met contracten, arbeidsconflicten, etc. Tegen dit soort onvoorziene kosten kun je verzekeringen afsluiten.

Extra’s

En dan zijn er nog wat extra kosten. Denk aan:

• Kerstpakketten en cadeaus
• Teamuitjes
• Opleiding
  • Cursus en training
  • Opleiding van bedrijfshulpverleners (bhv’ers) binnen je bedrijf is bijvoorbeeld verplicht.
• Extra kosten voor HR, begeleiding en advies
  • Personeel aannemen, begeleiden en motiveren kost tijd en geld. Houd ook daar rekening mee in je marges per werknemer.

Kosten werknemer in jouw branche

Als je binnen jouw branche (bedrijfstak) gebonden bent aan een cao, heb je vaak te maken met verplichte premies. Lees bijvoorbeeld wat de personeels­kosten zijn in de volgende branches:

• bouw
• horeca
• detailhandel
• groothandel
• zakelijke dienstverlening
• persoonlijke dienstverlening

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Vragen over kosten van werknemers

• Wat kost een werknemer?

  Goede werknemers zijn kostbaar voor jou als ondernemer. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je je onderneming laten groeien. In de whitepaper Wat kost personeel helpen we je die balans op te maken en krijg je een overzicht van de kosten per werknemer.

• Wat zijn de verplichte kosten per werknemer?

  Ieder bedrijf in Nederland is verplicht zijn werknemers salaris te betalen en een jaarlijkse vakantietoeslag. Ook betaal je een aantal loonheffingen. Dit zijn de basisregels.

• Welke soorten kosten per werknemer onderscheiden we?

  Kosten per werknemer kun je verdelen in vier categorieën: Je hebt directe loonkosten, zoals het salaris en vakantiegeld, indirecte loonkosten, zoals onkostenvergoedingen en pensioen, verplichte premies en bijdragen en overige personeels­kosten, zoals kosten voor de werkplek en werkkleding.