Effectief vergaderen, 5 tips voor werkgevers

1. Zorg voor ritme en structuur

Binnen een bedrijf is een duidelijk ritme heel belangrijk - ook als het gaat om vergaderen. Dan weten jij en je werknemers waar iedereen aan toe is en kan er effectief gewerkt worden. Bepaal goed welke vergaderingen nodig zijn binnen jouw bedrijf. Zet deze op een rij. Gebruik als uitgangspunt daarbij bijvoorbeeld het volgende schema:

Je kunt dit schema verder uitbreiden en specificeren. Het is slim om van tevoren ook nog te bepalen wie er bij de vergadering aanwezig moeten zijn (iedereen / team / ...), wie de voorzitter van de vergadering is (jij / teammanager / ...) en wat de gewenste output is.

Zie ook de volgende tips om dit verder te bepalen. Als je een compleet vergaderschema hebt, deel je hem met je werknemers. Je kunt dit schema ook opnemen in het personeels­handboek.

2. Bepaal het doel en de agenda

Voorafgaand aan iedere vergadering is het belangrijk om het doel te bepalen. Deze formuleer je zo helder mogelijk en deel je met je werknemers.

Dan kan er geen misverstand over bestaan wat er wordt besproken. Dit voorkomt verrassingen en ellenlange vergaderingen over details die er niet toe doen.

Duidelijke agenda opstellen

Zorg ook vooraf voor een duidelijke agenda - een overzicht van de punten die besproken gaan worden. Zet bij elk agendapunt hoeveel tijd hiervoor is ingeruimd. Dat helpt de voorzitter en de andere aanwezigen om het tempo erin te houden.

Deel het doel en de gesprekspunten ook voorafgaand aan de vergadering met je werknemers. Dan kunnen zijn zich er mentaal op voorbereiden.

3. Geef richtlijnen voor ieder overleg

Hoe meer werknemers je hebt, hoe minder je zelf aanwezig zult zijn bij vergaderingen binnen je bedrijf. Om ervoor te zorgen dat vergaderingen nuttig blijven en niet onnodig veel tijd gaan kosten, is het slim om concrete richtlijnen op te stellen voor iedere vergadering. 

Zorg er bijvoorbeeld voor dat de voorzitters een vast format of sjabloon gebruiken, waarop zij altijd de gesprekspunten noteren, de uitkomsten en de actiepunten.

In het schema hierboven heb je al bepaald wat de starttijd en de maximale tijdsduur mag zijn van een vergadering.

Let er op dat hier niet te vaak van af wordt geweken. Moedig de voorzitter van een teamoverleg aan dit altijd zo kort en efficiënt mogelijk te houden. Als er te slordig wordt omgegaan met vergaderen, kan dit werknemers namelijk ontmoedigen.

Als na een tijdje blijkt dat er voor een werkoverleg toch echt meer tijd nodig is, kun je het vergaderschema altijd nog aanpassen. Maar probeer je werknemers zoveel mogelijk te laten wennen aan korte vergaderingen, dan leren ze ook efficiënter te communiceren.

Vrij baan voor je bedrijf

Als ondernemer droom je van succes en wil je je bedrijf laten groeien. Een adviseur kan je helpen om jouw bedrijfsrisico's te beperken, zodat jij je kunt focussen op je droom.

Ik wil advies

4. Maak het leuk en nuttig

Niemand zit te wachten op een saaie meeting. Bedenk daarom manieren waardoor het voor alle aanwezigen leuk blijft. Betrokkenheid is vaak de belangrijkste factor.

Probeer je werknemers erbij te betrekken op een leuke manier. Geef ze gelegenheid vragen te stellen, maar laat ze bijvoorbeeld ook iets doen, zoals ideeën of ervaringen opschrijven op post-its, balonnen of een whiteboard.

Vergaderstijl aanpassen bij je bedrijfscultuur

Bedenk goed wat bij het type vergadering en bij je bedrijfscultuur past. Gebruik bijvoorbeeld video's, korte presentaties per team of quizvragen om het leuk en afwisselend te houden.

Denk ook aan verkiezingen en prijsuitreikingen, zoals: de werknemer van de maand, de tip van de week of de quote van de dag.

Laat werknemers voorafgaand aan een vergadering stemmen, iets voorbereiden of inzenden. Dat prikkelt ze alvast voorafgaand aan een vergadering. Houd wel altijd het doel van de vergadering in gedachten.

5. Zorg voor concrete opvolging

Vergaderen heeft alleen zin als het iets oplevert. Zorg er daarom voor dat iemand (de voorzitter of notulist) alle beslissingen en actiepunten opschrijft. De actiepunten moeten zo concreet mogelijk zijn. Bepaal wat er precies moet gebeuren (to-do), wie dat gaat doen (verantwoordelijke) en wanneer het gedaan moet zijn (deadline).

Check deze actiepunten bij de verantwoordelijke personen aan het einde van de vergadering of vlak erna. Mail de uitkomsten en actiepunten van een vergadering naar alle betrokkenen.

Controleer ook of de actiepunten daadwerkelijk opgevolgd worden. Je kunt ze bijvoorbeeld nog eens nalopen aan het begin van een volgende vergadering. Op die manier zorg je ervoor dat vergaderen steeds efficiënter wordt.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid