Vakantie en verlof in de horeca, dit zijn de regels

In de horeca, met zijn piektijden en daluren, is het altijd een gepuzzel om een goede bezetting te realiseren. Extra lastig wordt het wanneer er werknemers met vakantie gaan of verlof willen opnemen. Hoe ga je hier mee om?

Regels vakantiedagen

Horeca­personeel moet voldoende de gelegenheid krijgen om vakantiedagen op te nemen. Door even los te komen van hun werk, kunnen zij hun batterij weer opladen. In Nederland maken we onderscheid tussen: wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen. 

De belangrijkste regels rondom vakantiedagen zijn:

• Iedere werknemer heeft recht op wettelijke vakantiedagen. In uren gemeten is dat 4 maal het aantal uren dat iemand per week werkt. Dat komt neer op 4 weken of 20 dagen vakantie per jaar.
• In veel verplichte cao’s is geregeld dat werknemers nog extra vakantie krijgen, de zogeheten bovenwettelijke vakantiedagen.
• Daarnaast hebben je werknemers recht op vakantiegeld. Tijdens een vakantie betaal je het salaris gewoon door.
• Werknemers moeten hun vakantieaanvraag schriftelijk indienen.
• Je moet binnen 2 weken op een vakantieaanvraag reageren. Doe je dit niet, dan is de aanvraag automatisch toegekend.
• Je mag een aanvraag alleen weigeren op grond van zwaarwegende bedrijfsbelangen, bijvoorbeeld als zo veel werknemers tegelijkertijd op vakantie willen dat permanente onderbezetting dreigt.
• Werkgevers mogen ook hun horeca­personeel meer vakantiedagen aanbieden dan het wettelijke minimum, dit zijn bovenwettelijke vakantiedagen. Afspraken hierover kunnen staan in een contract of eventuele cao.

Valt jouw bedrijf onder de horeca-cao? Dan hebben jouw werknemers recht op 5 bovenwettelijke vakantiedagen. Val je niet onder deze cao, dan hebben ze alleen recht op de 20 wettelijke vakantiedagen per jaar.

Bekijk de video hieronder over slimme arbeidsvoorwaarden in de horeca. 4 ondernemers uit Amsterdam delen hun ervaring.

Regels verlof

Personeel heeft recht op een aantal soorten verlof. Daarbij ben je als horecawerkgever in sommige gevallen verplicht het loon van je personeel door te betalen. De verschillende vormen van verlof zijn geregeld in de Wet arbeid en zorg.

De belangrijkste regels zijn:

• Een werkneemster die zwanger is, heeft recht op minstens 16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof. Je bent verplicht het loon aan haar door te betalen.
• Kersverse vaders hebben na de geboorte van hun kind recht op 1 week betaald geboorteverlof. Sinds 1 juli 2020 kunnen zij aanvullend geboorteverlof krijgen van maximaal 5 weken. Bij aanvullend geboorteverlof zorgt het UWV voor loondoorbetaling (70 procent). 
• Daarnaast hebben beide ouders nog eens recht op 26 weken onbetaald ouderschapsverlof. Sinds 2 augustus 2022 hebben werknemers recht op negen weken betaald ouderschapsverlof. 
• Werknemers die een kind adopteren, hebben recht op maximaal 6 weken adoptieverlof. Doel is dat de ouders en het kind aan elkaar kunnen wennen. Je hoeft hierbij geen loon door te betalen.
• Je werknemers hebben recht op calamiteitenverlof, wanneer zij niet kunnen werken vanwege onvoorziene of zeer bijzondere persoonlijke omstandigheden. Denk aan een woningbrand of het overlijden van een huisgenoot of naast familielid. Tijdens dit verlof moet je het loon doorbetalen.
• Voor het verlenen van (mantel)zorg hebben je werknemers recht op zorgverlof, bijvoorbeeld om voor een zieke partner, ziek kind of ziek familielid te zorgen. Er zijn twee vormen:
  • kortdurend zorgverlof: maximaal 10 werkdagen. Hierbij moet je de werknemer minimaal 70 procent van het loon doorbetalen.
  • langdurend zorgverlof: maximaal 30 werkdagen. De werknemer mag dit verlof over 18 weken verspreiden. Je hoeft bij langdurend zorgverlof geen loon door te betalen.

Hanteer je een van de eerder genoemde cao’s voor de horeca? Check dan of hierin afwijkende bepalingen over verlofregelingen zijn opgenomen. In sommige gevallen mag in cao’s namelijk worden afgeweken van de regels in de Wet arbeid en zorg, in het voordeel van de werkgever.

Klaar voor nieuw horeca­personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) horeca­personeel. 

Start de checklist

Een werkrooster maken voor de vakantieplanning

In drukke tijden kan het dus knap lastig zijn om je bezetting rond te krijgen als er horeca­personeel dreigen uit te vallen wegens vakantie of verlof. Je wilt rekening houden met hun wensen, maar ook voldoende personeel op de werkvloer hebben. Een handig instrument om je te helpen bij de vakantieplanning is het werkrooster.

Door het maken van werkroosters per periode, bijvoorbeeld een kalendermaand, heb je snel overzicht over de beschikbaarheid van je personeel.

Maak tijdig een werkrooster

Maak een rooster ruim van tevoren, zodat je werknemers tijdig weten waar ze aan toe zijn. Twee weken tot een maand is een goede termijn. Omgekeerd mag je van je horeca­personeel verlangen dat zij minstens een maand van tevoren hun aanvragen voor vakantie en – voor zover mogelijk – verlof indienen. Anders is het lastig plannen.

Stappenplan werkrooster maken

Het stappenplan voor het maken van een werkrooster omvat de volgende vier stappen:

1. Maak een anoniem werkrooster

   Schat voor elke dag in de planperiode in hoeveel werknemers je nodig hebt. Doe dit per functie: koks, afwassers, bediening, enzovoort.

2. Beschikbaarheid

   Kijk welke werknemers beschikbaar zijn, zowel vast personeel als oproepkrachten. Check vakanties, verlofaanvragen en dergelijke. Zet dit alles in één duidelijk schema bij elkaar.

3. Vul het werkrooster concreet in

   Eerst de vaste fulltime krachten, dan de parttimers en tot slot de oproep- en uitzendkrachten. Maak ook een lijst met reserve­personeel voor als er back-up nodig is.

4. Verspreid het werkrooster onder je werknemers

   Doe dit bij voorkeur digitaal, dat is snel en gemakkelijk. Geef werknemers nog wel de mogelijkheid om diensten te ruilen en zorg dat bij elke wijziging iedereen een nieuwe digitale versie van het rooster krijgt toegestuurd.

Een alternatief is om het rooster niet zelf in te vullen, maar het door je werknemers te laten doen. Zij kiezen dan zelf hun werktijden en diensten, binnen de mogelijkheden die jij biedt.

Dit zorgt voor meer flexibiliteit, een betere werk-privébalans, minder ziekte­verzuim en meer tevredenheid bij je personeel.

Werkrooster horeca en software

Je kunt werkroosters gemakkelijk zelf maken in Excel. Gebruik hiervoor een sjabloon uit de galerie. Tik in het zoekvenster ‘werkrooster’ in en je ziet verschillende soorten roosters, waaronder een ploegenschema. Een andere optie is het gratis Excel roosterprogramma van de KHN.

Je kunt ook software of apps gebruiken voor het maken van roosters. Soms zijn ze gratis, voor andere betaal je bijvoorbeeld een bedrag per maand.

Voorbeelden zijn de personeels­planner van Horeko en de L1nda personeels­planner. Wil je je werknemers online of via een app inzicht geven in het rooster, dan kom je al snel uit bij betaalde versies.

Ga voor zekerheid in de horeca

Wat doe je als er brand uitbreekt in de keuken of je kok een bedrijfsongeval krijgt? Zorg dat jouw horecazaak blijft bestaan als het even tegenzit. 

Beperk je risico's