Iedere week in je mailbox 
1. Stel een deadline voor de vakantieaanvraag
Communiceer duidelijk de uiterste datum waarop medewerkers hun vakantieaanvraag schriftelijk moeten indienen. Volgens de wet hebben werkgevers de mogelijkheid om tot twee weken na de aanvraag schriftelijk bezwaar te maken.
Als dat niet gebeurt, is de vakantie vastgesteld volgens de wensen van de werknemer. Ook kun je pas een vakantieplanning maken als alle vakantieaanvragen zijn ontvangen.
2. Bepaal de minimale bezettingsgraad tijdens vakanties
In een basisrooster voor het hoogseizoen stel je de minimale bezettingsgraad per afdeling en/of per functie vast. Je gaat na hoeveel werknemers minimaal per dag aanwezig moeten zijn.
Daarbij is het belangrijk om in te schatten of de werkzaamheden in je bedrijf af- of toenemen tijdens het hoogseizoen. Vergelijk het met andere perioden en met voorgaande jaren. Informeer eventueel ook bij klanten of de branchevereniging in de sector.
Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeelskosten op een rij en 5 manieren om te besparen.
Krijg grip op personeelskosten
3. Inventariseer knelpunten
De volgende stap is het invullen van het basisrooster aan de hand van de vakantieaanvragen. Zo zie je al vrij snel waar mogelijke obstakels liggen. Waak voor onderbezetting.
Er zullen ook weken zijn dat er meer mensen aanwezig zijn dan nodig is. Dat is geen probleem, mits er voldoende werk voorhanden is. En zo is er eindelijk tijd voor de klussen die eerder bleven liggen.
4. Zoek oplossingen voor onderbezetting tijdens vakanties
Om onderbezetting te voorkomen, probeer je eerst of werknemers er bij het boeken van hun vakanties onderling uitkomen, zoals het geval is bij zelfroosteren.
Lukt dat niet? Dan beslis jij als werkgever welke vakantieaanvragen worden goedgekeurd. Daarbij let je op verschillende factoren die je vooraf hebt besproken of die vaststaan in het contract.
Afspraken maken
Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat elk jaar een andere medewerker voorrang krijgt. Of je geeft personeel met schoolgaande kinderen of partners in de bouw of het onderwijs voorrang. Let wel, dergelijke afspraken kun je alleen maken als het in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd.
Blijven er gaten over?
Vraag parttimers of ze in de vakantieperiode extra uren willen maken. Zo vang je al een groot deel van de onderbezetting op. Bovendien staan parttimers er vaak positief tegenover. De extra uren kunnen worden uitbetaald in salaris of worden omgezet in extra vrije dagen buiten het hoogseizoen.
Tot slot is er altijd nog een mogelijkheid voor het inhuren van flexwerkers of vakantiekrachten, zoals uitzendkrachten, freelancers of werknemers met een nulurencontract.
5. Vakantieaanvraag weigeren
Wijs een vakantieaanvraag alleen af als er sprake is van een deugdelijke, dringende reden. Daarvan is sprake als:
- een collectieve vakantie is vastgesteld (bouwvak of schoolvakanties)
- speciale afspraken in de arbeidsovereenkomst zijn gemaakt
- de vakantiewens grote problemen oplevert voor de bedrijfsvoering (deze problemen moet je als werkgever goed kunnen onderbouwen)
In alle andere gevallen kun je een vakantieaanvraag niet zomaar weigeren. Bied een redelijk alternatief wanneer je de vakantieaanvraag weigert. Het is belangrijk voor de verstandhouding dat dit in goed overleg gebeurt.
6. Maak de vakantieplanning algemeen bekend
Een helder schema biedt een hoop duidelijkheid. Zo weten collega’s precies van elkaar wanneer ze wel en niet zijn ingeroosterd en zien ze bijvoorbeeld bij ziekte in één oogopslag wie wel of niet voor vervanging beschikbaar is.
Maak daarom de definitieve vakantieplanning voor iedereen zichtbaar en hang een geprinte versie op een centrale plek. Of deel hem digitaal.
Vakantiedagen en regels
Lees meer over de regels rondom vakantiedagen.
Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeelsverzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.
Heb je personeel in dienst?
Gratis tips in je mailbox
