Checklist freelancer of zzp'er inhuren

1. Kijk of een modelovereenkomst nodig is

Voorheen vroeg je een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) aan bij de Belastingdienst als je een freelancer of zzp'er inschakelde. Dat is tegenwoordig niet meer nodig, vanwege de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA).

In die wet staat dat je zelf voor een goede overeenkomst moet zorgen. Daarvoor kun je gebruik maken van goedgekeurde modelovereenkomsten op de website van de Belastingdienst.

Verkapte arbeidsrelatie

Als er duidelijk geen sprake is van een verkapte arbeidsrelatie hoef je geen modelovereenkomst van de Belastingdienst te gebruiken. Als er twijfel zou kunnen ontstaan, is het slim wel een passende modelovereenkomst te kiezen, zodat je geen boete van de Belastingdienst krijgt.

Let op: Het gebruik van modelovereenkomsten gaat mogelijk volledig verdwijnen. Je bent zelf verantwoordelijk voor een kloppend contract.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

2. Leg afspraken goed vast

Het is verstandig om afspraken met een freelancer of zzp’er goed vast te leggen. Vaak zet je deze afspraken in een opdrachtbevestiging of freelanceovereenkomst.

Daarin kun je de volgende onderdelen benoemen en beschrijven:

• gegevens opdrachtgever en opdrachtnemer
• omschrijving van de opdracht(en)
• termijn
• vergoeding/compensatie
• intellectueel eigendom/rechten van derden
• bijzonder bepalingen, zoals een geheimhoudingsbeding en relatiebeding

Mogelijk moet je ook rekening houden met de algemene voorwaarden van de freelancer of zzp’er.

Lees deze goed door voordat je de opdracht bevestigt en daarmee aan deze voorwaarden bent gebonden. In overleg kun je schriftelijk van deze voorwaarden afwijken.

3. Betaal de factuur op tijd

Het lijkt een open deur, maar in de praktijk laat de uitbetaling van freelancers en zzp’ers nogal eens te wensen over. Daarbij moet je sinds 16 maart 2013 rekening houden met nieuwe wettelijke regels voor betalingstermijnen.

Betalingstermijnen

Deze regels gelden voor alle overeenkomsten tussen bedrijven, dus ook voor overeenkomsten met eenmanszaken. Afhankelijk van de situatie moet je rekening houden met een bepaalde (maximale) betalingstermijn.

Als je de factuur niet of te laat betaalt, dan mag de freelancer of zzp’er een standaardvergoeding voor incassokosten bij je in rekening brengen.

Als je de hoogte van die vergoeding niet hebt afgesproken, is dit een percentage van het factuurbedrag, met een minimumbedrag van 40 euro. Daarvoor hoeft hij geen aanmaning te sturen. Ook mag hij de wettelijke rente erbij optellen.

Webmodule inhuren zzp (nog niet verplicht)

Volgens de Wet DBA mag je niet iemand inhuren als zzp'er die eigenlijk in loondienst zou moeten zijn. De regels over inhuur van zzp'ers zijn voor veel opdrachtgevers onduidelijk. Om opdrachtgevers in staat te stellen de juiste arbeidsrelatie eenvoudiger te beoordelen heeft het kabinet een webmodule laten maken waarmee je dit zelf kunt checken.

Als je zzp'ers inhuurt, dan kun je de webmodule Beoordeling Arbeidsrelatie (WBA) gebruiken. Dit is een online vragenlijst die je zelf kan invullen en waarmee opdrachtgevers kunnen controleren of ze een zzp’er mochten inhuren. 

Tijdens deze pilot zijn dit de eerste uitkomsten:

1. Circa 34 procent heeft een indicatie dienstbetrekking.
2. Circa 28 procent heeft geen indicatie dienstbetrekking.
3. Circa 10% heeft een mogelijke dienstbetrekking.
4. Overige percentage: hier was oordeel mogelijk.

Je kunt de webmodule inhuur zzp zelf invullen en ontvangt een beoordeling van de arbeidsrelatie.

Controle arbeidsrelatie: waar let de Belastingdienst op?

Vanaf 2025 gaat De Belastingdienst strenger controleren op schijnzelfstandigheid. Is de zzp'er eigenlijk een verkapte werknemer die een arbeids­overeenkomst had moeten krijgen? Er wordt gekeken naar de gemaakte werkafspraken en de uitvoering in de praktijk. Is er sprake van gezag? Mag de zzp'er grotendeels zelf bepalen hoe hij zijn werk doet?

In de pdf Toelichting beoordeling arbeidsrelatie staat beschreven waar de Belastinginspecteur precies naar kijkt. Er wordt gesproken over twee fases:

1. de uitlegfase: Welke werkafspraken hebben partijen gemaakt en hoe hebben ze die uitgevoerd?
2. de kwalificatiefase: Voldoen de werkafspraken en de uitvoering daarvan aan de eisen van een
   arbeids­overeenkomst?

Zakelijke dienstverlener

Een beroepsfout kan je een fikse schadeclaim opleveren. Zorg dat jouw zaak blijft bestaan als het even tegenzit.

Kies voor zekerheid