Werkrooster maken in de horeca, een stappenplan

In de horeca komt het aan op snelheid en efficiëntie. Dus je wilt de juiste horecamedewerkers op het juiste moment aan het werk hebben. Dat lukt alleen met een goede personeels­planning.

Bij het maken van zo’n planning moet je rekening houden met de vereiste bezetting, maar ook met de wensen van je personeel. Als medewerkers merken dat je hun wensen zo veel mogelijk inwilligt, bevordert dat de motivatie en komt het de werksfeer ten goede.

Werkrooster, wet en horeca-cao toepassen

Bij het maken van werkroosters moet je wettelijke regels in acht nemen. Zo mag je een medewerker niet meer uren per dag inroosteren dan volgens de Arbeidstijdenwet is toegestaan.

Ook hebben je medewerkers recht op vakantiedagen en andere vormen van verlof, zoals ouderschapsverlof.

Roostervoorschriften 2024

Bovendien ben je gebonden aan het roostervoorschrift in de horeca-cao 2024. Belangrijke voorschriften uit de cao zijn:

• Je moet je horeca­personeel minimaal drie weken van tevoren inlichten over de te werken dagen en tijdstippen. Als jij het aanpast tussendoor is het belangrijk dit te overleggen en in redelijkheid aan te passen (voorheen was de regel twee weken voorafgaand).
• Jij en je horeca­personeel moeten zich houden aan de regels die staan in de arbeidstijdenwet en de horeca-cao.
• Horeca­personeel mag binnen de normale arbeidstijd meer of minder dan 38 uren per week werken en bij voorkeur een 5-daagse werkweek en vaste vrije dagen.
• Je mag horeca­personeel alle zondagen inplannen en zij mogen 13 zondagen per jaar vrij vragen.

Download gratis in PDF de nieuwe horeca-cao 2024 waarin alle roostervoorschriften staan die jij hebt toe te passen.

Als jij het werkrooster te laat aanpast, dan mogen zij de opgegeven werktijden weigeren. Beter is het om wat langer van tevoren te plannen, bijvoorbeeld een maand. Medewerkers vinden het prettig om tijdig te weten waar ze aan toe zijn.

Stappenplan werkrooster maken voor horecaondernemers

Kortom, het maken van een werkrooster is een lastige klus waar je even goed voor moet gaan zitten. Dit stappenplan helpt je het overzicht te houden.

1. Maak een anoniem werkrooster horeca

Je begint met het maken van een anoniem basisrooster. Voor elke werkdag in de in te roosteren periode (bijvoorbeeld een maand) schat je in hoeveel medewerkers je nodig hebt.

Het is handig om dit per functie of competentie te doen: kok, keukenhulp, afwasser, barkeeper, gastheer/gastvrouw, hoofd bediening, enzovoort.

Ga per functie uit van het minimaal en het maximaal benodigde aantal medewerkers. Houd ook al rekening met dagdelen (vroeg/laat) en vermeld per werknemer de begin- en eindtijd van de dienst.

Feestdagen en vakanties melden

Het is praktisch om in het basisrooster ook meteen melding te maken van eventuele feestdagen en schoolvakanties. Dan kom je niet voor verrassingen te staan als je het rooster concreet gaat maken en medewerkers aangeven dat ze op die dagen vrij willen hebben.

Klaar voor nieuw horeca­personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) horeca­personeel. 

Start de checklist

2. Kijk welke medewerkers beschikbaar zijn

Stel vast welke horecamedewerkers beschikbaar zijn in de gegeven periode en voor hoeveel uur. Ga bij vaste krachten na of ze in de roosterperiode vrije dagen willen opnemen of andere verplichtingen hebben.

Vergeet niet om ook oproepkrachten te vragen naar hun beschikbaarheid. Houd rekening met bijzondere situaties, zoals opleidingen of langdurige ziekte.

Zet dit voor alle medewerkers in één duidelijk overzicht bij elkaar. Iedere medewerker staat voor een of meer competenties. Als je weet welke medewerkers wanneer beschikbaar zijn, heb je dus een goed overzicht over alle beschikbare functies en competenties voor de roosterperiode.

3. Vul het werkrooster horeca in

Je hebt nu alle informatie op een rij, dus je kunt het werkrooster concreet maken. Zet in het schema eerst de vaste fulltime krachten en plan vervolgens de parttimers in. Vermeld per medewerker ook de functie en de vaardigheden.

Houd zoveel mogelijk rekening met de voorkeursdagen en -tijden van je medewerkers. Dat kost iets meer moeite en tijd, maar je krijgt er ook wat voor terug: tevreden medewerkers die bereid zijn om ook eens iets extra’s voor je te doen als dat nodig is.

Zitten er daarna nog gaten in het rooster, vul die dan op met flexwerkers, oproepkrachten, uitzendkrachten en zzp’ers. Zorg dat er altijd een back-up is voor het geval dat er medewerkers uitvallen.

Maak dus een reservelijst van extra medewerkers of oproepkrachten die je kunt oproepen bij acute problemen, zoals ziekte.

Zelfroosteren

Je kunt het rooster helemaal eigenhandig invullen, maar je kunt ook kiezen voor zelfroosteren. Je medewerkers kiezen dan zelf hun werktijden en diensten, uiteraard binnen de mogelijkheden die jij als werkgever biedt. Dit zorgt voor meer flexibiliteit, een betere werk-privébalans, minder ziekte­verzuim en meer tevredenheid bij je medewerkers.

4. Verspreid het werkrooster onder je horeca­personeel

Het werkrooster is nu definitief, dus je kunt het verspreiden onder je medewerkers. Het is het handigst om dit digitaal te doen, bijvoorbeeld per mail, via Google Drive of Dropbox, of met een online tool. Met één druk op de knop hebben dan al je medewerkers tegelijkertijd de beschikking over het nieuwe rooster. Daarnaast kun je het printen en ophangen op het bedrijfsprikbord.

Geef horecamedewerkers nog wel de kans om in een later stadium dagen of diensten te ruilen. Leg vooraf duidelijk vast hoe en op welke termijn zij dit moeten regelen. Vermeld deze afspraak bij de eerste versie die je rondstuurt. Zo voorkom je onnodige discussies.

Als iemand wil ruilen, of als er een andere wijziging in het rooster optreedt, vergeet dan niet om iedereen een nieuwe digitale versie toe te sturen.

Horeca­personeel

In de video hieronder zie je hoe 4 horecaondernemers uit Amsterdam nieuw personeel zoeken.

Werkrooster horeca en software

Kies je ervoor om zelf een werkrooster voor je onderneming te maken? Dan kun je dat prima in Excel doen. Gebruik daarvoor een sjabloon van Microsoft.

De sjablonen vind je in de galerie van het programma. Tik in het zoekvenster ‘werkrooster’ in en je ziet verschillende soorten roosters, waaronder een ploegenschema. Of gebruik het gratis Excel roosterprogramma van Koninklijke Horeca Nederland.

Je kunt ook geavanceerdere middelen gebruiken. Bij diverse bedrijven kun je software of apps downloaden voor het maken van roosters. Soms zijn ze gratis, voor andere betaal je bijvoorbeeld een bedrag per maand.

Voorbeelden zijn de personeels­planner van Horeko, een online werkrooster van Workfeed en de personeels­planner van L1nda. Wil je je medewerkers online of via een app inzicht geven in het rooster, dan kom je al snel uit bij betaalde versies.

Ga voor zekerheid in de horeca

Wat doe je als er brand uitbreekt in de keuken of je kok een bedrijfsongeval krijgt? Zorg dat jouw horecazaak blijft bestaan als het even tegenzit. 

Beperk je risico's