Diploma sollicitant controleren, hoe doe je dat?

Diploma controleren

Diploma's heb je in vele soorten en maten. Soms zijn het eenvoudige A4'tjes met tekst en een handtekening, maar vaak zijn er ook echtheidskenmerken te vinden, zoals een watermerk, een patroon, stempel of speciaal papier.

Als een sollicitant je een diploma overhandigt, kan het er indrukwekkend uitzien, maar hoe weet je nu zeker of het geen vervalsing is? Je hoeft als ondernemer met personeel gelukkig geen diploma-expert te zijn. Hoe kun je een diploma controleren?

Diploma controleren met diplomaregister

Op de website van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), is een diplomaregister te vinden. In dit diplomaregister staan gegevens over diploma's, certificaten en getuigschriften van alle onderwijsinstellingen die aangesloten zijn bij het ministerie van OCW.

Als werkgever kun je de sollicitant vragen om een digitaal of papieren uittreksel. Je krijgt dan een overzicht van de diploma's die hij op zijn naam heeft staan. Daarop staan de naam van de opleiding, de naam van de onderwijsinstelling en het examenjaar van de diplomahouder. Zo weet je zeker dat de persoon het betreffende diploma, certificaat of getuigschrift heeft behaald.

Controleer diploma's sollicitant

Vraag een sollicitant om zelf uit het diplomaregister een officieel overzicht van zijn diploma's op te vragen en naar jou te sturen.

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Doe de checklist

Diploma check sollicitant of werknemer

Alleen de diplomahouders zelf, onderwijsinstellingen en enkele overheidsinstanties hebben toegang tot het diplomaregister. Als werkgever heb je dus geen rechtstreekse toegang tot de diploma­gegevens van een werknemer of sollicitant. Je kunt er naar vragen bij de sollicitant waarvan je de diploma’s wilt checken.

Maar hoe weet je nu of het uittreksel dat je van hem of haar krijgt, echt is? Een uittreksel uit het diplomaregister is voorzien van een echtheidscertificaat. Daaruit blijkt dat het uittreksel echt is uitgegeven door DUO.

Digitaal overzicht diploma's

Vraag aan je sollicitant niet om een afgedrukt uittreksel, maar om een digitaal uittreksel (pdf). Een papieren uittreksel kan namelijk 2 á 3 weken op zich laten wachten en het kost de aanvrager 72 euro.

Een digitaal uittreksel kan vaak gratis opgevraagd worden. De diplomahouder kan dit doen door in te loggen op Mijn DUO. Verwijs hem voor instructies naar de website van DUO.

Diploma's in het diplomaregister

Welke diploma's kun je terugvinden in het diplomaregister? In het diplomaregister zijn diploma­gegevens opgenomen van de volgende onderwijssoorten:

• Wetenschappelijk onderwijs vanaf 1996
  • Levensbeschouwelijke opleidingen vanaf 2010
  • Aan een particuliere instelling vanaf 2018
• Hoger beroepsonderwijs vanaf 1996
  • Aan een particuliere instelling vanaf 2018
• Middelbaar beroepsonderwijs vanaf 2007
  • Aan een particuliere instelling vanaf 2012
• Voortgezet algemeen volwassenenonderwijs vanaf 2007 
  • Aan een particuliere instelling vanaf 2012
• Voortgezet onderwijs vanaf 2006
  • Aan een particuliere instelling vanaf 2012
• Voortgezet onderwijs staatsexamen vanaf 2011
• Voortgezet speciaal onderwijs vanaf 2013
• Voortgezet speciaal onderwijs staatsexamen vanaf 2011
• Schooldiploma pro/vso vanaf 2023
• Nederlands als tweede taal staatsexamen vanaf 2011
• Inburgeringsexamen vanaf 2007
• Wft-examen bij particuliere instelling vanaf 2014

Diploma onbreekt in diplomaregister?

Sommige geldige diploma's en bewijzen staan niet in het register. Bijvoorbeeld diploma's voor een:

• premaster
• post-hbo
• PhD
• zij-instroom lerarenopleiding
• brancheopleiding

Nep diploma herkennen

Er zijn veel nep diploma's in omloop. Die zijn online te koop via zogenaamde diploma mills. Deze nep diploma's zijn moeilijk te onderscheiden van echte diploma’s.

Als je een diploma van een sollicitant of werknemer niet vertrouwt, kun je zelf ook op bepaalde kenmerken letten. DUO geeft deze lijst met veelvoorkomende kenmerken van nep diploma's:

• De instelling heeft geen bezoekadres, alleen een postbus of 'suite number'.
• Het telefoonnummer is van een callcenter, een antwoordapparaat of een mobiele telefoon.
• Op de website wordt een voorbeelddiploma getoond.
• De instelling biedt 'non-traditional education' of 'distance learning' aan en geeft studiepunten op grond van levenservaring en werkervaring.
• De instelling beweert erkend te zijn door een staat in de Verenigde Staten, een klein eilandstaatje of door een land met weinig overheidscontrole in het hoger onderwijs.
• Op de site is geen informatie beschikbaar over faculteiten, staf en onderwijsprogramma's.
• Het diploma kan naar wens worden aangepast.
• Op de website worden logo's van betaalkaarten getoond.
• De naam van de instelling lijkt sterk op die van een bekende universiteit, bijvoorbeeld Columbia State University (in plaats van Columbia University), Cambridge International University (in plaats van Cambridge University) of Trinity College and University (in plaats van Trinity College).

Screening van personeel

Het checken van diploma's is onderdeel van de zogeheten screening van sollicitanten. Hierbij check je of de sollicitant wel echt is wie hij zegt dat hij is en of zijn CV en gegevens volledig kloppen.

De screening van personeel wordt ook wel een antecedenten­onderzoek genoemd. Je bent verplicht om de sollicitant vooraf te informeren over dit onderzoek. Je laat weten wat je precies gaat onderzoeken en waarom. Na afloop vertel je ook wat de uitkomsten zijn van het onderzoek.

Regels privacywet bij controle diploma

Houd je aan de wettelijke privacyregels bij het controleren van diploma's en sollicitanten. Als je onderzoek doet naar een sollicitant, moet er sprake zijn van een 'gerechtvaardigd belang'. Ook moeten de onderzoeksmethoden die je gebruikt 'noodzakelijk' zijn.

Je mag dus alleen gegevens opvragen die echt nodig zijn. Die gegevens moet je goed beveiligen en niet langer bewaren dan noodzakelijk is. De ingewonnen gegevens mag je niet voor een ander doel gebruiken.

Zorg dat je voldoet aan de privacywet. Gebruik de checklist AVG en personeel.

VOG vragen

Om te kijken of een sollicitant geen crimineel verleden heeft, kun je hem vragen om een VOG: Verklaring Omtrent het Gedrag. Ook wel een 'bewijs van goed gedrag' genoemd.

Hoe kom je aan een VOG? Bekijk een stappenplan VOG aanvragen.

Verdere stappen bij controle nieuwe werknemer

Om een sollicitant verder te controleren kun je ook nog het frauderegister raadplegen, referenties nagaan, social media bekijken en zelfs een medische keuring (PMO onderzoek) laten uitvoeren. Maar ook hier zijn regels aan gebonden.

Lees meer over deze stappen in het artikel over pre-employment screening.

Personeel aannemen

Met dit complete pakket aan personeels­verzekeringen dek je de risico’s van werkgeverschap af en zorg je goed voor je personeel.

Kies voor zekerheid

Vragen over diploma controle nieuwe werknemer

• Waar moet je op letten bij nieuwe werknemers?

  Voordat je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben. Controleer ook of je werknemer geen strafblad heeft en vraag een VOG aan.

• Hoe kun je een diploma controleren?

  Om te kijken of een diploma echt of nep is, hoef je zelf geen expert te zijn. Je kunt je sollicitant of nieuwe werknemer vragen om een uittreksel vanuit het diplomaregister. Daarmee krijg je een overzicht van de diploma's en certificaten die iemand heeft behaald, inclusief een echtheidscertificaat.

• Wanneer krijgt je werknemer geen VOG?

  Voor elke beroepsgroep zijn andere strafbare feiten van belang. Een boekhouder zal bijvoorbeeld geen VOG-verklaring krijgen als hij fraude heeft gepleegd, maar heeft wel kans om de verklaring te krijgen als hij is veroordeeld voor rijden onder invloed.

• Hoeveel kost een nieuwe werknemer?

  Goede werknemers zijn kostbaar voor jou als ondernemer. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je je onderneming laten groeien. In het whitepaper Wat kost personeel? krijg je een overzicht van de kosten per werknemer en tips om te besparen.