Organogram maken, stappenplan en hulpmiddelen

Wat is een organogram?

Een organogram is een schematische weergave van een organisatie. Het ziet eruit als een tekening met vakjes en lijntjes. Vaak een stroomschema of flowchart genoemd.

In de vakjes staan de namen van de werknemers of afdelingen binnen je bedrijf. De lijntjes laten zien welke afdelingen of personen direct met elkaar in contact staan of aan wie er verantwoording wordt afgelegd in de organisatie.

Het totaal ziet er meestal uit als een piramide, maar de vorm is afhankelijk van de grootte van je organisatie (het aantal vakjes). Met een organogram kun je in een oogopslag zien wat de hiërarchie is binnen je bedrijf.

Organogram of organigram?

Een organogram wordt ook wel een organigram genoemd. Beide woorden zijn taalkundig correct en betekenen hetzelfde. Andere woorden voor een organogram zijn organisatiestructuur en organisatieschema.

Je kunt een organogram opnemen in je ondernemingsplan en in het personeels­handboek van je bedrijf. Dan weten je werknemers ook hoe je bedrijfsstructuur eruit ziet.

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Ik wil advies

Organogram maken, een stappenplan

Het is handig om eerst zelf een simpele schets te maken op papier. Daarna kun je de schets digitaal uitwerken. Daarover lees je meer hieronder.

Voor de invulling van het organogram, doorloop je de volgende stappen:

1. Heeft jouw bedrijf aandeelhouders? Zet de namen centraal bovenaan het papier in vakjes.
2. Heeft jouw bedrijf een Raad van Commissarissen (RvC)? Voeg de namen daaronder toe in aparte vakjes.
3. Daarna voeg je de directie of directeur toe. Vermeld de naam en functietitel (bijvoorbeeld algemeen directeur / financieel directeur of CEO / CFO, etc).
4. Heeft je bedrijf meerdere afdelingen? Zoals P&O, marketing, sales, financiën, etc? Voeg de afdelingen toe onder het directielid dat er de leiding over heeft.
5. Als een afdeling een manager of leidinggevende heeft, zet je die naam bovenaan de afdeling.
6. Daaronder zet je de namen van de werknemers die binnen de afdeling vallen.
7. Als je bedrijf meerdere lagen heeft (afdelingen, managers, teams) kun je die ook toevoegen aan het organogram.
8. Verbind de vakjes met lijnen of pijlen om de hiërarchie of lijn van communicatie aan te geven.
9. Voeg eventueel foto’s van de personen toe aan het organogram om het overzicht persoonlijk te maken.

Organogram maken, hulpmiddelen

Binnen Office-programma’s zoals Excel, Word en Powerpoint, kun je eenvoudig een organogram maken. Er zijn ook online tools en templates om een organogram te maken, bijvoorbeeld in PDF.

Voorbeeld organogram in PDF

Gebruik het gratis voorbeeld organogram van Ondernemen Met Personeel. Dit sjabloon heeft een strakke vormgeving en kun je via een paar invulvelden makkelijk aanpassen. Dit organogram is met name geschikt voor bedrijven met maximaal 15 werknemers.

Download PDF organogram

Voorbeeld organogram in Word

Wil je het organogram volledig kunnen aanpassen naar je eigen wensen? Dan kun je gebruikmaken van een organogram in Word (docx). Hiermee kun je eenvoudig je eigen bedrijfsstructuur creëren en werknemers toevoegen.

Download Word organogram

Hoe kun je met dit template eenvoudig je eigen organogram maken? Volg deze instructies.

Meer sjablonen organogram

Op de website van Microsoft kun je meer Office-sjablonen downloaden en verder invullen. Een andere optie is Google Drive. Via de gratis tool Google tekeningen kun je een eigen organogram maken. Je hebt hier wel een Google-account (Gmail-adres) voor nodig.

Lees meer hierover op de website van Webwijzer.nl. Op die pagina vind je ook instructies hoe je een organogram kunt maken met de online tool Gliffy.

Zorg dat je het organogram regelmatig bijwerkt.

Neem het bijwerken van je organogram op in je procedures bij het aannemen van een nieuwe werknemer en bij het ontslag van een werknemer. Misschien kun je een personeels­lid verantwoordelijk maken voor het organogram, zodat deze altijd actueel blijft.

Nieuwe werknemer in dienst?

Vaak maken ondernemers een organogram bij de start van hun bedrijf of als er nieuwe werknemers in dienst komen. Heb jij net nieuw personeel aangenomen? Zorg er dan voor dat de samenwerking succesvol verloopt. Hoe doe je dat? Een paar tips:

• Volg de juiste stappen tijdens de sollicitatieprocedure.
• Houd je aan de wetten in het arbeidsrecht.
  • Bijvoorbeeld de wet over transparante arbeidsvoorwaarden.
• Zorg dat je werknemers veilig en gezond kunnen werken.
• Motiveer je personeel en zorg voor voldoende werkplezier.

Ben jij al helemaal klaar voor nieuw personeel? Test jezelf als werkgever en ontvang meer tips om je bedrijf en je personeel gezond te houden.

Organogram in personeels­handboek

Het is slim om het organigram op te nemen in je personeels­handboek of bedrijfsreglement. Hierin beschrijf je wat de algemene regels zijn in je bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld gedragsregels opschrijven, afspraken over arbeidsvoorwaarden, verzuim, vakantie en verlof. Geef je werknemers een actuele versie van het handboek.

Lees meer over het maken van een goed personeels­handboek.

Organogram in ondernemingsplan

Ook als je nog geen personeel in dienst hebt of maar een paar werknemers, is het goed om na te denken over je plan voor de toekomst. Veel ondernemers maken een ondernemingsplan voor bedrijfsgroei. Het is goed in dat plan een organogram op te nemen.

Denk na over de afdelingen en werknemers die je nodig hebt over 5 jaar of over 10 jaar. Vul het in op je organogram, dat geeft je overzicht. Het is goed om regelmatig na te denken over je strategische personeels­planning. Dat helpt je bij de groei van je bedrijf.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Vragen over een organogram

• Wat is een organogram?

  Een organogram is een schematische weergave van een organisatiestructuur. Het ziet eruit als een tekening met vakjes en lijntjes, ook wel stroomschema of flowchart genoemd.

• Waarom een organogram?

  Met een organogram kun je direct zien wat de rolverdeling is binnen je bedrijf. Je ziet welke afdelingen en werknemers direct met elkaar in contact staan en aan wie er verantwoording wordt afgelegd.

• Waar bewaar je het organogram?

  Je organogram kun je opnemen in een personeels­handboek, ook wel bedrijfsreglement genoemd. Geef je werknemers een actuele versie van dit handboek. Je kunt het bestand ook digitaal delen en updaten. Daarnaast is een organogram vaak onderdeel van een ondernemingsplan, dat je bijvoorbeeld nodig hebt voor bedrijfsfinanciering.

• Hoe maak je een organogram?

  Een organogram kun je zelf maken. Gebruik een template of sjabloon en vul de afdelingen en namen in van je werknemers. Download bijvoorbeeld het voorbeeld organogram in Word of in PDF van Ondernemen Met Personeel.