Iedere week in je mailbox 
De juiste persoon, op de juiste plek, op het juiste moment. Dat is de uitdaging waar iedere werkgever voor staat. Met strategische personeelsplanning maak je daar werk van.
In dit artikel over strategische personeelsplanning:
Redenen voor strategische personeelsplanning
Misschien heb je te maken met een personeelstekort en zijn bepaalde vacatures moeilijk te vervullen. Of het valt niet mee om talenten aan boord te houden, terwijl je disfunctionerende werknemers liever ziet vertrekken.
Vergroot je kans op succes
Als werkgever sta je voor de taak om de inzet van personeel in goede banen te leiden. Strategische personeelsplanning kan je hierbij helpen.
Het geeft je instrumenten om de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel goed te regelen. Hiermee vergroot je de succeskansen van je bedrijf.
Bekijk daarom manieren om goede werknemers langer aan boord te houden in je bedrijf.
Visie op de toekomst
Strategische personeelsplanning vraagt om een goed uitgewerkte visie op de toekomst. Je kunt namelijk alleen bepalen welke mensen nodig zijn als je een duidelijke koers voor ogen hebt.
Een winkelier die meer online wil ondernemen, ontdekt dan bijvoorbeeld dat hij personeel met specifieke eigenschappen nodig heeft. En een horecazaak wil zich bijvoorbeeld meer toeleggen op de ontwikkeling en behoud van jong talent.
We hebben bewust onze bedrijfsstructuur aangepast en werknemers vrijgespeeld die alleen maar met de klant bezig zijn. En dat is te zien in de groei dit jaar. We hebben meer omzet gehaald uit bestaande klanten dan uit nieuwe klanten. (Martijn van Dijk, Increase)
Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel. 
Test: Klaar voor (meer) personeel?
Vlootschouw
Het ontwikkelen van een visie begint bij de huidige situatie. Je moet eerst weten wat je al in huis hebt. Daarvandaan bekijk je wat je bedrijf in de toekomst nodig heeft om succesvol te blijven.
Dat gebeurt met een zogenaamde vlootschouw. Hierbij breng je het personeelsbestand op twee manieren in kaart: met een kwantitatieve en een kwalitatieve analyse.
Kwantitatieve analyse
Bij een kwantitatieve analyse kijk je naar het aantal werknemers dat je bedrijf nu en in de toekomst nodig heeft. Dat aantal moet natuurlijk niet te hoog uitvallen, maar ook niet te laag.
In het eerste geval rijzen de personeelskosten de pan uit, terwijl in het laatste geval je werknemers op hun tenen lopen om al het werk gedaan te krijgen.
Op basis van allerlei ontwikkelingen kan een nieuwe behoefte aan personeel ontstaan. Je kunt daarbij letten op gegevens over de omzetgroei van je bedrijf en kijken of eventuele groei doorzet.
Eerst nieuwe werknemers of eerst nieuwe klanten? Die keuze is niet altijd makkelijk. Het is vooral een financiële afweging: soms lijkt het net te vroeg om iemand aan te nemen, maar een paar maanden later is het alweer anders. (Martijn van Dijk, Increase)
Ook is het mogelijk dat je te maken hebt met een wisselende personeelsbehoefte, zoals vaak het geval is in de horeca. Dan heb je te maken met pieken en dalen, bijvoorbeeld per seizoen, per week of per dag.
Kwalitatieve analyse 
Bij een kwalitatieve analyse kijk je naar de kwaliteit van het personeelsbestand. Je kunt daarbij een overzicht maken van alle werknemers met hun performance en hun potentieel.
Dat gebeurt vaak op basis van het HR3P-model. Deze afkorting staat voor Human Resources Performance Potentieel Portfolio.
Bij dit model doorloop je een aantal stappen, waarbij werknemers meestal worden ingedeeld in vier categorieën:
- achterblijvers (lage performance en laag potentieel)
- vraagtekens (lage performance en hoog potentieel)
- werkbijen (hoge performance en laag potentieel)
- goudhanen (hoge performance en hoog potentieel).
Aan de hand van deze analyse kun je kijken wat er gedaan kan worden om de performance te vergroten. Bijvoorbeeld via een gericht functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek.
Maatregelen strategische personeelsplanning
Op basis van de vlootschouw kun je de juiste maatregelen nemen. Als je verwacht dat in de toekomst een bepaalde personeelsbehoefte ontstaat, dan kun je hier bijvoorbeeld rekening mee houden in de werving en selectie.
Je kunt ook werknemers met een hoog potentieel aan je binden door ze promotie en/of loonsverhoging te geven.
Strategische personeelsplanning is een doorlopend proces. Het betekent dat je als werkgever voortdurend in de gaten houdt welke werknemers je nu en in de toekomst nodig hebt.
Met allerlei instrumenten, zoals de kwantitatieve en de kwalitatieve analyse, kun je hier betere beslissingen over nemen en je bedrijf laten groeien.
Werving of personeelsbehoud
Als je merkt dat je bedrijf structureel nieuwe krachten nodig heeft, kun je twee dingen doen. Je kunt je richten op betere werving van nieuwe werknemers. Maar je kunt ook kijken naar het ongewenst verloop binnen je bedrijf. Daar is vaak een hoop te winnen.
Zorg dat goede werknemers niet zomaar vertrekken. Stel een doel. Probeer bijvoorbeeld je personeelsverloop altijd onder de 12 procent te houden. Hoe hoog is het verloop nu? En hoe ga je dat voor elkaar krijgen?
Stimuleer ontwikkeling
Een belangrijke maatregel voor veel bedrijven om te blijven groeien is de ontwikkeling van personeel. Wat kun je bijvoorbeeld aanbieden?
- Training en opleiding
Hiermee kun je de persoonlijke groei en ontwikkeling stimuleren van je werknemers. Zorg wel dat de opleiding of training zinvol is en daadwerkelijk iets oplevert. - Alternatieve doorgroeimogelijkheden
Er staan ook een hoop alternatieve mogelijkheden tot je beschikking, zoals het wisselen van functie of jobcrafting. Daarmee kun je binnen je bedrijf afwisseling, doorgroei en persoonlijke ontwikkeling stimuleren.
Blijf je team motiveren
Werknemers gemotiveerd houden is cruciaal voor ieder bedrijf dat wil presteren. Maar hoe doe je dat? Er is geen standaardrecept voor motivatie. Dat is namelijk heel persoonlijk. Wat iemand motiveert verschilt per persoon.
Zoek daarom naar de intrinsieke motivatie van iedere werknemer. Probeer je personeel vervolgens te binden en boeien met gedeelde kernwaarden binnen je bedrijf. Lees hierover het artikel Hoe kernwaarden je personeel vooruit helpen.
Vragen over strategische personeelsplanning
- Wat is strategische personeelsplanning?
Bij strategische personeelsplanning kijk je met een strategische bril naar de invulling van je personeelsbestand. Bedenk niet alleen welke werknemers je nu nodig hebt, maar vooral ook welke werknemers je in de toekomst nodig gaat hebben. Je kijkt daarbij naar het aantal werknemers (kwantitatieve analyse) en naar de benodigde functies en kwaliteiten (kwalitatieve analyse) binnen je bedrijf.
- Hoe leg ik mijn personeelsstrategie vast?
Je kunt je personeelsstrategie opnemen in een ondernemingsplan, bedrijfsplan of groeiplan. Werk toe naar een groot en ambitieus doel (BHAG) in een meerjarenplan. Bijvoorbeeld: over 10 jaar wil ik 100 werknemers hebben in 3 landen. Bepaal aan de hand daarvan welke stappen je ieder jaar moet zetten om er te komen. Analyseer ieder jaar en stel je plan waar nodig bij om je doel (alsnog) te halen.
- Welke stappen zet ik bij strategische personeelsplanning?
Vanuit je bedrijfsformule kijk je naar de toekomst en naar de ontwikkelingen in jouw markt, waarbij je ook de trends en de economie in de gaten houdt. Bepaal aan de hand daarvan hoeveel werknemers je nodig hebt en welke kwaliteiten ze moeten hebben. Hoe pak je dat aan? Volg bijvoorbeeld dit stappenplan strategische planning, met 5 stappen voor ondernemers (in de horeca).
Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeelskosten op een rij en 5 manieren om te besparen.
Krijg grip op personeelskosten
Gratis tips in je mailbox
