Iedere week in je mailbox 
Welke werknemers heb ik nu en in de toekomst nodig? Deze belangrijke vraag stel je aan jezelf bij strategische personeelsplanning. Daarbij betekent het woord ‘strategisch’ dat je werkt met een goed doordacht plan. Jouw horecazaak kan hier op allerlei manieren de vruchten van plukken.
Voordelen strategische personeelsplanning in de horeca
Beter voorbereid op pieken en dalen
Bedienend personeel dat op zijn tenen loopt. Of koks die met de armen over elkaar zitten. Beiden kun je je als horecaondernemer niet veroorloven.
In het eerste geval kunnen je werknemers uitvallen door de hoge werkdruk en in het laatste geval draai je misschien minder omzet dan je betaalt aan personeelskosten. Strategische personeelsplanning zorgt ervoor dat je beter voorbereid bent op pieken en dalen.
Perfecte match met de juiste mensen
De juiste persoon, op de juiste plek, op het juiste moment. Met een goed doordacht plan vind je sneller horecamedewerkers met wie het klikt. Je hebt immers duidelijk voor ogen naar wie je op zoek bent.
Voorsprong op andere horecaondernemers
Bij strategische personeelsplanning denk je een stap vooruit. Daarmee heb je een voorsprong op andere horecaondernemers die dat niet doen. Op het moment dat zij de deksel op de neus krijgen en niemand kunnen vinden, ben jij al op tijd begonnen met het werven van goed horecapersoneel.
Stappenplan strategische personeelsplanning
Stap 1. Zorg voor een duidelijke bedrijfsformule
Als horecaondernemer werk je volgens een bedrijfsformule. Daarbij maak je bepaalde keuzes om je te onderscheiden van andere horecazaken. Dat doe je bijvoorbeeld met unieke producten, het juiste personeel en een sfeervolle aankleding van je pand.
Mocht je dat nog niet (of lang geleden) hebben gedaan, dan zet je in deze stap je bedrijfsformule op papier. Daardoor krijg je een goed beeld van de huidige situatie.
Stap 2. Kijk in de toekomst
Vanaf het nu vertrek je naar de toekomst. Daarbij kijk je niet alleen naar je toekomstplannen, maar ook naar belangrijke ontwikkelingen die je verwacht buiten je horecazaak. Enkele voorbeelden hiervan:
- Bedrijfsgroei: Je droomt misschien van een keten van lunchzaken in heel Nederland. Of zelfs daarbuiten. Bij bedrijfsgroei is niets te gek, mits er natuurlijk een goed onderbouwd plan aan ten grondslag ligt.
- Horecatrends: De horeca verandert in een razendsnel tempo. Horecatrends komen en gaan. Misschien dat je daarop wilt inspelen, zoals op de trend van het combineren van horeca en detailhandel.
- Economie: De economie kent pieken en dalen. Als de economie aantrekt, kun je er bijvoorbeeld rekening mee houden dat mensen vaker met de familie uit eten gaan of zakelijk lunchen. Maar als het slechter gaat, geldt dit meestal andersom.
- Arbeidsmarkt: Dit hangt samen met het vorige punt. Zo kan het lastiger zijn om goed horecapersoneel te vinden als het economisch beter gaat. De arbeidsmarkt speelt dus ook een rol.
- Evenementen: Grote evenementen in de buurt kunnen veel mensen op de been brengen. Als jouw horecazaak toevallig in de loop zit, kan het zomaar ineens volle bak zijn. Hier kun je dus ook rekening mee houden.
Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) horecapersoneel. 
Klaar voor nieuw horecapersoneel?
Stap 3. Bepaal hoeveel mensen je nodig hebt
Heb je een duidelijk beeld van de toekomst? Dan kun je nu gaan kijken naar hoeveel mensen je nodig hebt. Dat is niet onbelangrijk, omdat te veel of te weinig horecapersoneel een hoop geld kan kosten. Je houdt in deze stap dan ook rekening met de verwachte omzet en de personeelskosten.
Zoals bij veel horecazaken, zal de bezetting per seizoen wisselen. Maar ook binnen een seizoen kunnen er pieken en dalen zijn. In een goede personeelsplanning calculeer je dit alvast in. Daarbij kun je eventueel gebruikmaken van slimme planningssoftware voor de horeca.
Stap 4. Bepaal wie je nodig hebt
Deze vraag is minstens zo belangrijk als de vorige. Je medewerkers bepalen namelijk mede het succes van je horecazaak. Dan wil je er wel zeker van zijn dat bij jou de juiste mensen werken. En dat hoeven natuurlijk niet steeds hetzelfde soort medewerkers te zijn.
Als je in de toekomst wijnproeverijen gaat organiseren, heb je bijvoorbeeld iemand nodig met voldoende wijnkennis. Heb je deze kennis niet in huis, dan moet je dus iemand opleiden of inhuren.
Maak eventueel een functieprofiel waarin je beschrijft naar wie je precies zoekt. Dat geeft houvast als je op een later moment gaat werven. Heb je inspiratie nodig? In het Register Referentiefuncties Horeca vind je functieomschrijvingen van een groot aantal functies in de horeca.
Stap 5. Neem maatregelen
Alleen met een personeelsplan kom je er niet. Je zult ook de juiste maatregelen moeten nemen. Sommige kun je nu alvast nemen en andere op een later moment. Enkele voorbeelden van maatregelen:
- Flexpool opzetten: Dit is een pool van (oud-)medewerkers die je flexibel kunt inzetten. Omdat je ze van tijd tot tijd inzet, kennen ze de weg binnen je horecazaak. Door afspraken te maken over de inzet en te investeren in een goede relatie, kun je altijd bouwen op een flexibel team en beter inspelen op pieken en dalen.
- Horecapersoneel inlenen of uitlenen: Drukke momenten kunnen per horecazaak verschillen. Sommige horecaondernemers kiezen er daarom voor om personeel in te lenen of uit te lenen aan elkaar. Een kok springt dan bijvoorbeeld bij in een ander restaurant. Je moet je daarbij wel aan allerlei regels houden en dit melden bij de Kamer van Koophandel.
- Samenwerken met horecaopleidingen: Ieder jaar ronden duizenden jongeren een horecaopleiding af. Als je samenwerkt met horecaopleidingen, kun je deze jonge talenten binden aan je horecazaak. Door nu alvast te investeren in zo’n samenwerking, kun je op een later moment snel beschikken over stagekrachten of afgestudeerde koks.
Wat doe je als er brand uitbreekt in de keuken of je kok een bedrijfsongeval krijgt? Zorg dat jouw horecazaak blijft bestaan als het even tegenzit. 
Ga voor zekerheid in de horeca
Gratis tips in je mailbox
