Wanneer is payrolling interessant?

Wat is payrolling?

Payrolling is een manier om personeel in te huren. Een groot voordeel van payrolling is dat je minder administratieve rompslomp hebt. De medewerkers staan namelijk op de loonlijst van het payrollbedrijf.

Taken payroller

Een payroller neemt de volgende 6 taken uit handen:

1. arbeidscontracten afsluiten
2. loonadministratie bijhouden
3. salaris en vakantietoeslag uitbetalen
4. werknemers- en werkgeverspremies afdragen
5. pensioenpremies betalen
6. verzuim­beleid uitvoeren

Let er op dat het payrollbedrijf als werkgever een goede invulling geeft aan de bovenstaande elementen van een arbeids­overeenkomst.

Je mag payrolling niet gebruiken als een constructie om gemakkelijk van personeel af te komen. In dat geval kan een rechter jou op een later moment toch aanmerken als werkgever.

Personeel aannemen

Met dit complete pakket aan personeels­verzekeringen dek je de risico’s van werkgeverschap af en zorg je goed voor je personeel.

Kies voor zekerheid

Verschil payroll en uitzendbureau

De activiteiten van een payrollbedrijf komen overeen met die van een uitzendbureau. Het verschil is dat je bij payroll zelf de werving en selectie van werknemers voor je rekening neemt. Daardoor is dit een goedkopere optie dan het inzetten van uitzendkrachten.

Wetten rond payrolling

Door de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) zijn de regels voor payrolling flink aangepast. Payrollers die bij jou werken hebben sinds 1 januari 2020 vrijwel dezelfde status als je eigen werknemers. Je betaalt daardoor waarschijnlijk meer voor de arbeid van payrollers.

De gelijkheid tussen payrollers en eigen medewerkers gaat om de primaire en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dus niet alleen het salaris en vakantiegeld, maar ook het aantal vakantiedagen, een eventuele prestatiebeloning of dertiende maand, enzovoort. Payroll-medewerkers hebben daar allemaal recht op.

Pensioen uitgezonderd

Alleen voor zijn pensioen valt een payroller onder de eigen regeling van het payrollbedrijf.

Kosten van payrolling

De kosten van payrolling variëren per payrollbedrijf. Vrijwel ieder bedrijf gaat uit van het brutoloon van de werknemer die bij jou komt werken, plus een opslag. De hoogte van die opslag wordt weergegeven met een omrekenfactor. Dit getal vermenigvuldig je met het brutoloon.

Omrekenfactor payroll

De hoogte van de omrekenfactor is onder meer afhankelijk van:

• de keuze voor een bepaald payrollbedrijf
• het aantal uren dat de betreffende werknemer werkt
• de hoogte van het brutoloon

Gemiddelde kosten payrolling

In de praktijk ligt de omrekenfactor gemiddeld tussen de 1,50 en 1,75. Daarnaast betaal je vaak extra kosten bij ziekte­verzuim. Lees daarvoor goed de voorwaarden van het payrollbedrijf waarmee je in zee gaat.

De kosten van payrolling kunnen onverwacht hoger uitvallen. Als je payrollbedrijf geen loonheffingen en premies betaalt, kan de Belastingdienst jou daarvoor aansprakelijk stellen.

Beperk je aansprakelijkheid door gebruik te maken van een payroller met een keurmerk van de Stichting Normering Arbeid en een zogenaamde g-rekening.

Payrolling en verzuim

Als je payroll-werknemer ziek wordt, zal het payrollbedrijf hem begeleiden. Je hoeft dus zelf niet te zorgen voor verzuim­begeleiding. Dat scheelt je een hoop tijd, maar je bent wel afhankelijk van een andere partij voor goede zorg.

Natuurlijk wil je dat je werknemer goed wordt begeleid als hij ziek is. Controleer dus of je payroller de volgende zaken heeft geregeld:

• Is er een verzuim­protocol volgens de wet verbetering poortwachter? Maak duidelijke afspraken over de ziekmelding en zorg dat je medewerker op de hoogte is van de vervolgstappen.
• Is er een contract met een arbodienst? Hoe werkt de samenwerking met een bedrijfsarts en andere arbeidsdeskundigen?
• Is de loondoorbetaling bij ziekte goed geregeld? Heeft je payroller een verzuim­verzekering afgesloten? Hoeveel betaal jij aan extra kosten bij verzuim van een werknemer?

Vraag of alles is geregeld, zodat jij als inhuurder geen onnodige risico's meer loopt bij verzuim.

Verzuim uitbesteden?

Het is fijn als je geen zorgen meer hebt rond zieke werknemers, maar dit kun je ook regelen met een verzuim­verzekering + arbodienstverlening. Bekijk welke optie voor jou het meest aantrekkelijk is.

Payrolling in de horeca

In sommige branches is payrolling heel populair. Payrolling in de horeca heeft voor ondernemers in die branche veel voordelen. Maar er zijn ook aandachtspunten.

Restauranteigenaar Niels Oosthoek heeft bijvoorbeeld gekozen voor payrolling. Hij zegt: 

'Het lijkt duur, maar voor ons is het voordeliger. Als je mensen zelf in dienst hebt, maak je veel extra kosten. Denk aan de kosten van verzekeringen, pensioenen, etc. Maar vooral de kosten en kopzorgen bij verzuim, ongevallen en degelijke, neemt veel tijd en geld in beslag. Per saldo zijn wij beter af met payrolling.'

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Vragen over personeels­kosten

• Wat kost personeel?

  Goed personeel is heel kostbaar voor jou als ondernemer. Het is misschien wel de belangrijkste investering die je zult doen. Met een goed team van gemotiveerde werknemers kun je je bedrijf laten groeien. In dit gratis whitepaper helpen we je die balans op te maken en krijg je een overzicht van de kosten van personeel.

• Welke soorten personeels­kosten zijn er?

  Personeels­kosten kun je verdelen in vier categorieën: Je hebt (1) directe loonkosten, zoals het salaris en vakantiegeld, (2) indirecte loonkosten, zoals onkostenvergoedingen en pensioen, (3) verplichte premies en bijdragen, ook wel loonheffingen genoemd en (4) overige personeels­kosten, zoals kosten voor de werkplek en werkkleding.

• Hoe beïnvloedt een cao mijn personeels­kosten?

  Directe loonkosten vallen meestal hoger uit als er een cao van toepassing is voor jouw werknemer. In de cao staat vaak een hoger minimumloon dan het wettelijk minimumloon. In een cao kunnen ook bepalingen staan over indirecte loonkosten (secundaire arbeidsvoorwaarden) en overige personeels­kosten.

• Hoe kun je besparen op personeels­kosten?

  Er zijn slimme manieren om te besparen op de kosten van personeel. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, geef een prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in ons gratis whitepaper over personeels­kosten.

• Hoe zit het met loonheffing bij payrolling?

  Voor payroll-medewerkers hoef je geen loonheffingen te betalen. Het payrollbedrijf draagt deze voor je af. Maar als het payrollbedrijf dit niet doet, kan de Belastingdienst jou aansprakelijk stellen. Beperk je aansprakelijkheid door gebruik te maken van een payrollbedrijf met een keurmerk van Stichting Normering Arbeid en open een g-rekening.