Handleiding voor de gesprekscyclus

Waarom een gesprekscyclus?

De gesprekscyclus is een belangrijk onderdeel van een professioneel personeels­beleid. Het doel is om tot heldere afspraken te komen met je medewerkers en deze te evalueren.

Met een gesprekscyclus kun je zorgen voor een optimale aansluiting tussen de doelstellingen van je bedrijf en de KPI's van je personeel. Het is een uitstekend instrument om de talenten van werknemers te ontwikkelen.

Voordelen van de gesprekscyclus?

• Betere prestaties

Misschien presteert een van je medewerkers onvoldoende. Of hij presteert wel goed, maar niet optimaal. De gesprekscyclus biedt dan mogelijkheden om deze prestaties te verbeteren. Je maakt hiermee namelijk duidelijk welke prestaties je verwacht, zorgt eventueel voor bijsturing en verbindt hier uiteindelijk een oordeel aan. 

Test: Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel. 

Doe de test

• Betere samenwerking

Open en eerlijke gesprekken kunnen leiden tot een betere samenwerking. Met de gesprekscyclus heb je meerdere momenten waarop je zulke gesprekken kunt houden. Zo geef je medewerkers de mogelijkheid om aan te geven wat zij nodig hebben om beter te presteren. Als je hier vervolgens rekening mee houdt, komt dit de samenwerking ten goede.

Welke gesprekken voer je tijdens de gesprekscyclus?

De gesprekscyclus draait meestal om drie gesprekken. Die vinden op verschillende momenten in het jaar plaats. Lees meer over deze gesprekken:

1. Planningsgesprek

Het begin van het jaar is een goed moment om nieuwe plannen te maken. Daarom beginnen veel bedrijven het jaar met een planningsgesprek. Bij dit gesprek ga je als leidinggevende om de tafel met je werknemer. Je bespreekt samen de doelstellingen voor de komende periode.

Beide partijen hebben daarbij een inbreng, want het gaat om een tweezijdig gesprek. Zo staan niet alleen jouw plannen voor het bedrijf of de afdeling centraal, maar ook de plannen en wensen van je werknemer. Een ander woord voor planningsgesprek is doelstellingengesprek.

2. Functioneringsgesprek

In het midden van het jaar sta je stil bij het functioneren. Je bent dan al een aantal maanden onderweg en kunt dan een goed beeld krijgen van de voortgang. Het functioneringsgesprek is daarvoor een uitgelezen moment. Je kijkt dan of de werknemer op schema ligt en bijsturing nodig heeft.

Ook kun je het onder meer hebben over de onderlinge samenwerking. Daarbij kan de werknemer zelf punten inbrengen, want net als bij een planningsgesprek is dit een tweezijdig gesprek. Een ander woord voor functioneringsgesprek is voortgangsgesprek.

Welke onderwerpen bespreek je? Gebruik een gratis formulier functioneringsgesprek.

3. Beoordelingsgesprek

Aan het einde van het jaar kijk je terug. Je kunt dan een oordeel vellen over het functioneren van de werknemer. Dit oordeel spreek je uit tijdens het beoordelingsgesprek. In tegenstelling tot het planningsgesprek en het functioneringsgesprek is dit een eenzijdig gesprek.

Tijdens dit gesprek gaat het namelijk om jouw oordeel en de daaraan verbonden consequenties, zoals het wel of niet doorgaan van een loonsverhoging of contractverlenging. Het is belangrijk om hierbij een aantal valkuilen bij beoordelingsgesprekken uit de weg te gaan.

Hoe beoordeel je een werknemer? Gebruik een gratis beoordelingsformulier.

5 tips voor de gesprekscyclus

1. Werk met kernwaarden
   Om tot goede gesprekken te komen moet je dezelfde 'taal' spreken als je werknemers. Kijk goed wat jullie gezamenlijke drive is. Waar sta je voor als team? Met duidelijke kernwaarden kun je personeel motiveren vanuit een breder perspectief.
2. Stel de juiste doelen
   Het stellen van concrete doelen is cruciaal voor het laten slagen van de gesprekscyclus. Probeer doelen uitdagend en meetbaar te maken. Werk bijvoorbeeld met KPI's.
3. Zorg voor een prestatiebeloning
   Wil je werknemers echt scherp krijgen om hun doelen te halen? Werk dan met een goed gekozen prestatiebeloning. Er zijn veel verschillende vormen. Test het en pluk de vruchten.
4. Voer ook een POP-gesprek
   Naast de drie gesprekken in de gesprekscyclus kun je ook een POP-gesprek voeren met je werknemer. Je helpt je werknemer dan met zijn persoonlijke ontwikkelingsplan. Zo kan iemand beter doorgroeien binnen je bedrijf.
5. Denk na over het 'nieuwe beoordelen'
   Kies een manier van beoordelen die past bij je bedrijf. In steeds meer organisaties wordt voor een ander systeem gekozen. Lees meer hierover in het artikel Beoordelingsgesprek nieuwe stijl, voorbeelden en tips.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Vragen over de gesprekscyclus

• Wat is een gesprekscyclus?

  De gesprekscyclus bestaat uit drie jaarlijkse gesprekken met je personeel. Eerst het planningsgesprek, daarna het functioneringsgesprek en tot slot het beoordelingsgesprek. Met de gesprekscyclus zorg je voor vaste momenten om de samenwerking te bespreken.

• Hoe kun je de gesprekken voorbereiden?

  Elk gesprek vraagt om een goede voorbereiding. Zorg daarom dat de gesprekspunten voor het gesprek al bekend zijn. Dat geeft je de gelegenheid goed na te denken over het functioneren van je werknemer. Tijdens het gesprek kun je je richten op je werknemer en gericht notities maken. Gebruik bijvoorbeeld een gespreksformulier als leidraad.

• Wanneer houd je een functioneringsgesprek?

  Een functioneringsgesprek wordt vaak één keer per jaar gehouden. Meestal is dit halverwege het jaar in juni of juli. Je kunt zelf bepalen hoevaak je spreekt over het functioneren van je werknemer. Zorg in ieder geval voor een goed ritme. Zo kun je een werknemer helpen verder te groeien binnen je bedrijf.

• Wanneer volgt het beoordelingsgesprek?

  Een beoordelingsgesprek volgt vaak aan het einde van het jaar of drie maanden voor het arbeidscontract verloopt. Je zult dan vooral zelf aan het woord zijn en de beoordeling toelichten. Het is handig om hierbij een beoordelingsformulier te gebruiken. Dat geeft je houvast.

• Waar moet je op letten bij een nieuwe werknemer?

  Als je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben. Test of jij klaar bent voor nieuw personeel.

• Welke verzekeringen heb je nodig voor personeel?

  Als je werknemers in dienst hebt is het slim een aantal verzekeringen af te sluiten. Een verzuim­verzekering is bijvoorbeeld nodig om je werknemers door te betalen als ze ziek zijn. Ook een ongevallen­verzekering, aansprakelijkheids­verzekering en nabestaanden­verzekering zijn nuttig. Bekijk de top 5 personeels­verzekeringen.