Beoordelingsgesprek nieuwe stijl, voorbeelden en tips

Waarom werknemer anders beoordelen?

Beoordelen volgens de jaarlijkse gesprekscyclus (plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek) kost veel tijd. Uit onderzoek blijkt dat leidinggevenden er gemiddeld 210 uur per jaar mee bezig zijn. En als ondernemer heb je het al druk genoeg. Dat moet toch anders kunnen?

Nieuwe manieren van beoordelen

Accenture stopte in 2015 als een van de eerste grote bedrijven met het houden van jaarlijkse beoordelingsgesprekken en ook kleinere bedrijven zoeken naar nieuwe manieren om werknemers te beoordelen. Een voorbeeld en enkele handige tips.

Beoordeling via video?

Je kunt het beoordelingsgesprek ook via videobellen of videoconferencing doen. Hoe pak je dat aan? Bekijk de Bekijk de aandachtspunten.

Werknemers beoordelen elkaar

Ondernemer Hartger Ruijs bouwt met zijn bedrijf Computest aan een zelfsturende organisatie. Hij heeft inmiddels 100 werknemers in dienst, die hij liever collega's noemt. En die collega's beoordelen elkaar. In een blog op MT/Sprout schrijft hij: "Stop met het traditionele beoordelingssysteem op basis van hiërarchie." 

Vrij baan voor je bedrijf

Als ondernemer droom je van succes en wil je je bedrijf laten groeien. Een adviseur kan je helpen om jouw bedrijfsrisico's te beperken, zodat jij je kunt focussen op je droom.

Ik wil advies

Teamprestatie

Ruijs mikt met zijn nieuwe systeem van beoordelen minder op het moment en het individu. "Het gaat om de teamprestatie."

"Het is belangrijker en logischer om te beoordelen wat iemand bijdraagt aan het bereiken van de doelstellingen van het team. Vandaar dat is besloten om de beoordeling binnen de teams te houden en mensen elkaar te laten beoordelen."

Feedbackloop

Hij noemt zijn nieuwe systeem van beoordelen de 'feedbackloop'. Collega’s die op hetzelfde niveau functioneren geven elkaar feedback over hun bijdrage aan het teamdoel.

"We hebben onderzoek gedaan naar hoe je het beste feedback geeft en ontvangt. Een gesprek met een collega geeft meer lucht om te zeggen wat je er nou echt van vindt."

"We spreken ook vooral uit wat goed gaat en wat we van elkaar waarderen, iets wat je doorgaans niet dagelijks doet. Ik heb veel vertrouwen in deze aanpak. Ik reken erop dat feedback geven gaandeweg een tweede natuur wordt en ik verwacht dat de cultuur daardoor opener wordt."

Beoordeel op feiten

Zorg dat je beoordeling gebaseerd is op gemeten prestaties. Gebruik slimme KPI's voor personeel.

Geen 'veroordelingsgesprekken' meer

Steeds meer bedrijven hebben net als Computest behoefte aan nieuwe manieren van beoordelen. Expert Jacco van den Berg schreef er een boek over: Het Nieuwe Beoordelen. "De traditionele vorm van beoordelen past niet meer bij deze tijd", meent hij.

"Werknemers willen geen veroordelingsgesprekken meer, waarin je alleen maar te horen krijgt wat niet goed ging." Ook Van den Berg pleit ervoor om werknemers meer verantwoordelijkheid te geven in het beoordelingssysteem.

Planningsgesprek personeel

"Laat ze meedenken over hun eigen ontwikkeling. Bij het bepalen van de doelen kun je ze vragen welke bijdrage ze zelf denken te leveren de komende beoordelingsperiode." Dat kun je bijvoorbeeld doen in een planningsgesprek aan het begin van een jaar.

Werknemer laten beoordelen door klanten

Je kunt ook je werknemers laten beoordelen door je klanten. Door klanten? Ja! Als je werknemer veel en rechtstreeks met bepaalde klanten in contact staat, is het heel logisch om de klant om feedback te vragen, ook specifiek over de prestaties van je werknemer. Op basis daarvan kun jij een betere beoordeling maken.

360 graden feedback

Als ondernemer of leidinggevende is het namelijk heel moeilijk om werknemers te beoordelen die je niet veel ziet. Toch gebeurt dat vaak. Het is dus slimmer om anderen mee te laten denken die dichterbij staan.

Gebruik bijvoorbeeld de beproefde methode van 360 graden feedback, waarbij meerdere directe collega's een feedback-formulier invullen. Wil je het beoordelen helemaal uit handen geven? Dan kun je er ook voor kiezen managers of teamleiders aan te stellen die dit doen voor de werknemers binnen hun team.

Beoordelingsformulier

Een houvast nodig voor en tijdens het gesprek? Gebruik een handig voorbeeld beoordelingsformulier en maak er je eigen versie van.

Werknemer vaker feedback geven

Van den Berg pleit in zijn boek Het Nieuwe Beoordelen ook voor meer beoordelingsmomenten. Nu is het zo dat werknemers alleen halverwege het jaar, tijdens een functioneringsgesprek, feedback krijgen en mogen geven. Aan het einde van het jaar volgt dan de beoordeling.

Continue dialoog

"Een continue dialoog is beter. Niet een keer per jaar dat verplichte ritueel afwerken, maar korte krachtige gesprekjes waarin je vooruitblikt. Het is natuurlijk heel raar dat een werknemer na zes maanden of een jaar pas te horen krijgt dat iets niet goed gaat. Als je vaker korte gesprekjes hebt over iemands rol, kan hij sneller verbeteren."

Bronnen: De Volkskrant, MT/Sprout, PWnet, Het Nieuwe Beoordelen

Vragen over beoordeling werknemer

• Hoe beoordeel je een werknemer?

  De beoordeling gaat over het functioneren van je werknemer. Dus of hij afgesproken doelen heeft behaald of bepaalde vaardigheden heeft ontwikkeld. Je richt je dus niet op de persoon door bijvoorbeeld iemand te veroordelen vanwege een persoonlijke eigenschap of zijn uiterlijk. Geef vooral complimenten over behaalde prestaties.

• Waar kan ik een beoordelingsformulier downloaden?

  Je kunt zelf een beoordelingsformulier maken. Het is handig om een bestaand beoordelingsformulier te gebruiken en deze aan te passen naar je eigen wensen. Online zijn er meerdere voorbeelden te vinden die je kunt downloaden. Gebruik bijvoorbeeld dit sjabloon beoordelingsformulier.

• Wie vult het beoordelingsformulier in en wanneer?

  Jij als werkgever, of een andere leidinggevende, vult het beoordelingsformulier in. Dit doe je vóór het gesprek. In het beoordelingsgesprek laat je weten wat de beoordeling is. Na afloop ondertekenen jij en je werknemer het formulier (voor gezien of voor akkoord). Als je werknemer niet akkoord is met de beoordeling mag hij dit in een opmerking op het formulier aangeven.

• Hoe sluit de beoordeling aan op het functioneringsgesprek?

  Neem de tijd om goed na te denken over de beoordeling. Zorg dat het aansluit bij eerdere feedback en de punten op het laatste functioneringsgesprek formulier. De uitkomst van jouw beoordeling mag niet als een totale verrassing komen. Voorkom valkuilen door de afspraken SMART te formuleren.

• Beoordelingsgesprek, hoe zit het met privacy?

  Zorg dat je bij de verwerking van personeels­gegevens volledig voldoet aan de nieuwe privacywet AVG. Zorg dat het formulier niet rond blijft slingeren en voor onbevoegden is in te zien.

Test: Klaar voor personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Start de test