Bedrijfscontinuïteit, van plan tot uitvoering + voorbeeld

Wat is bedrijfscontinuïteit?

Met bedrijfscontinuïteit zorg je dat je bedrijf door kan na een tegenvaller. Bijvoorbeeld als je te maken krijgt met extreme weersomstandigheden, een flinke brand, een bedrijfsongeval, een cyberaanval of de gevolgen van een pandemie.

Is jouw bedrijf sterk genoeg om dit soort tegenvallers op te vangen? Kun je snel weer verder met omzet maken?

Ondernemer Pieter Leen Burger: 'Loop niet weg voor je risico's in je bedrijf. Als ondernemer ben je geneigd de dingen te doen waar je energie van krijgt, maar je kunt niet als kip zonder kop ondernemen. Benoem je bedrijfsrisico's in een plan.

Onderdelen bedrijfscontinuïteit

Er zijn meerdere manieren om te zorgen voor bedrijfscontinuïteit. Je hebt in ieder geval nodig:

1. Een plan (B): kan jouw onderneming tijdelijk elders opgestart worden. Wat is hiervoor nodig? Hoe informeer je je klanten? 
2. Een financieel vangnet
3. Snelle hulp bij schade
4. Veerkracht van jou en je werknemers

Bedrijfscontinuïteitsplan maken

Voordat je bedrijf wordt getroffen door een calamiteit moet je er al op voorbereid zijn. Zo goed mogelijk. Dit doe je door een plan te maken: een bedrijfscontinuïteitsplan. In je plan komen alle onderdelen van bedrijfscontinuïteit terug.

Risico's benoemen

Wat kan er misgaan? Daar wil je misschien liever niet aan denken, maar het is wel verstandig. Je gaat dus eerst de belangrijkste risico's voor jouw bedrijf in kaart brengen.

Dat doe je niet eenmalig. De risico’s in je bedrijf kunnen namelijk voortdurend veranderen. Bijvoorbeeld bij het wijzigen van bedrijfsactiviteiten, bij een wetswijziging of de groei van je bedrijf. Risicomanagement is dan ook een doorlopend proces.

In een bedrijfscontinuïteitsplan focus je met name op de risico's die je bedrijfsvoering (tijdelijk) stil kunnen leggen.

Voorbeeld bedrijfscontinuïteitsplan in PDF of Word

Je kunt eenvoudig je eigen plan maken voor bedrijfscontinuïteit. Hoe pak je dat aan? Download dit gratis voorbeeld bedrijfscontinuïteitsplan in PDF voor ondernemers met personeel.

Wil je liever het document kunnen aanpassen op je eigen bedrijfssituatie? Download dan dit gratis voorbeeldplan in Word.

Met dit voorbeeldplan krijg je inzicht in:

• de juiste voorbereiding
• wat te doen bij een calamiteit
• hoe je bedrijf snel weer verder kan
• welke nazorg je kunt bieden

Je eigen bedrijfscontinuïteitsplan maken

Welke risico's zijn er voor jouw bedrijf? Maak gebruik van de risico-checklist in het whitepaper 'Welke verzekeringen heb ik nodig als MKB-ondernemer?'. Daarmee kun je eenvoudig afvinken welke risico's je al hebt gedekt en welke nog open staan.

Heb je veel apparatuur of elektrische installaties in je pand? Neem dan in je bedrijfscontinuïteitsplan op dat je deze apparaten en installaties periodiek laat keuren en onderhouden door een gecertificeerd bedrijf. Zo voorkom je brand en blijft alles goed functioneren. Zorg ook voor duidelijke afspraken met je leveranciers.

Een Erkend MKB-adviseur kan je helpen om deze risico’s in kaart te brengen. Dan gaat het bijvoorbeeld ook om risico’s rondom je bedrijfspand, bedrijfsmiddelen, personeel en bedrijfsactiviteiten. Vervolgens kun je bepalen welke risico’s je wilt voorkomen, beperken, nemen of verzekeren. Samen bepaal je welke maatregelen het beste bij jouw bedrijf passen.

Bedrijfsnoodplan maken

Een bedrijfsnoodplan moet in ieder geval een veiligheidsplan, een ontruimingsplan en een beveiligingsplan bevatten. Benoem deze stappen en verantwoordelijkheden apart in een bedrijfsnoodplan.

Verzekeringen voor bedrijfscontinuïteit

Er zijn meerdere verzekeringen die je helpen bij bedrijfscontinuïteit. Een bedrijfsschade­verzekering is de meest bekende. Daarnaast kunnen nog enkele verzekeringen nuttig zijn om je bedrijf in gang te houden.

Mathijn Slomp, financieel adviseur: ‘Een bedrijfsschade­verzekering is vaak onderbelicht. Alle facetten van het bedrijf komen hier in terug, omdat het de wegvallende marge en vaste kosten dekt na een calamiteit.’

• Bedrijfsschade­verzekering

Je onderneming kan veel omzet mislopen na een grote brand of waterschade. Zeker als jouw bedrijf tijdelijk moet sluiten. Met een bedrijfsschade­verzekering verzeker je dit risico.

Bij schade ontvang je een vergoeding van je vaste lasten en de misgelopen winst. Hierdoor kun je zo snel mogelijk weer verder met ondernemen. Kijk goed in welke situaties je een uitkering krijgt en hoe hoog die is.

• Extra kosten­verzekering

Snel weer aan de slag na grote schade? Soms moet je daarvoor uitwijken naar een andere locatie en/of nieuwe spullen kopen. Met een extra kosten­verzekering krijg je de benodigde kosten vergoed. Denk aan kosten voor het huren van tijdelijke bedrijfsruimte, computerapparatuur of extra reiskosten van personeel.

• Milieuschade­verzekering

Met een milieuschade­verzekering dek je de kosten van milieuschade. Iedere ondernemer kan met milieuschade te maken krijgen. Bijvoorbeeld door het gebruik van schoonmaakmiddelen, verontreinigd bluswater of het vrijkomen van asbest door brand of storm. De kosten van sanering zijn meestal volledig voor eigen rekening. Met deze verzekering kun je die kosten vergoed krijgen.

• Cyber­verzekering

Je bedrijf kan ook stil komen te liggen door een vorm van cybercriminaliteit. Met een cyber­verzekering word je geholpen bij het voorkomen van cybercrime. Als het toch misgaat, krijg je hulp bij herstel van de schade en waar nodig een vergoeding voor de gemaakte kosten.

Bedrijfscontinuïteit in jouw branche

Lees meer over de nodige verzekeringen voor bedrijfscontinuïteit in jouw branche.

Andere verzekeringen bij calamiteiten

Naast verzekeringen voor bedrijfscontinuïteit heb je nog meer nuttige verzekeringen rondom calamiteiten. Laat je bedrijf niet in rook opgaan. Om je bedrijfspand en bezittingen goed te verzekeren tegen o.a. brand, schade en diefstal heb je de volgende verzekeringen:

• Bedrijfsgebouwen­verzekering
• Inventaris/goederen­verzekering
• Elektronica­verzekering
• Geld­verzekering
• Aansprakelijkheids­verzekering
• Car- en montage­verzekering (voor bouwbedrijven).

Uitvoering bedrijfscontinuïteitsplan

Zorg dat je bedrijf na schade snel weer verder kan. Maak je omzet minder afhankelijk van bepaalde locaties, mensen en werkmiddelen. Denk ook na over de nodige 'back-ups'. Beantwoord voor jezelf deze vragen over bedrijfscontinuïteit:

1. Heb jij goede opties voor vervangende bedrijfsruimte?
2. Zijn jouw bedrijfssystemen en -data toegankelijk vanaf meerdere locaties?
3. Kun je omzet blijven maken zonder bepaalde personen, middelen en machines?
4. Heb je de mogelijkheid nieuwe werkmiddelen aan te schaffen na een calamiteit?
5. Wat is er nog meer nodig om de bedrijfsvoering snel weer op te pakken?

Denk na over deze vragen. Kijk waar de bottlenecks zitten en zorg dat je overal een plan B voor hebt. Dan hoef je bij een calamiteit niet in paniek te raken, maar kun je snel weer verder met ondernemen.

Leg de uitkomsten vast in je continuïteitsplan, zodat je het direct kunt uitvoeren als dit nodig is. Deel je plan ook met andere verantwoordelijken binnen je bedrijf, dan is je bedrijf minder afhankelijk van jou.

Het is belangrijk dat je in een bedrijfscontinuïteitsplan niet alleen alle contact­gegevens en vergunningen opneemt, maar ook preventieve maatregelen vastlegt om het risico te beperken.

Impact op je werknemers

Houd ook rekening met de weerbaarheid van je personeel. Een calamiteit kan een grote impact hebben, fysiek en mentaal. Heb dus oog voor je team, blijf je werknemers coachen en zorg eventueel voor professionele begeleiding.

Let op mogelijke signalen van werkstress. Door op tijd in te grijpen kun je langdurige uitval voorkomen. Ook dat is een belangrijk onderdeel van je bedrijfscontinuïteit. Zonder je werknemers kun je niet verder.

Zorg dat je team niet stilvalt

Gebruik de checklist verzuim voorkomen.

Bedrijfshulpverlening (BHV)

Gaat het om een calamiteit op de werkvloer? Dan is eerste hulp heel belangrijk. Ieder bedrijf in Nederland is wettelijk verplicht om een of meerdere bedrijfshulpverleners (BHV’ers) te hebben.

Het aantal BHV’ers dat je nodig hebt, is afhankelijk van de risico’s binnen je bedrijf. Dit kun je vaststellen via een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Je bent er als werkgever zelf verantwoordelijk voor om voldoende BHV’ers aan te stellen.

Welke verzekeringen heb ik nodig?

Lees in ons gratis whitepaper tips van ondernemers, doe je eigen risico-checklist en ontdek de top 5 verzekeringen per branche.

Download gratis PDF

Vragen over bedrijfscontinuïteit

• Bedrijfscontinuïteit, wat is dat?

  Met bedrijfscontinuïteit zorg je dat jij kunt blijven ondernemen, ook als je te maken krijgt met calamiteiten. Denk aan storm, waterschade of een brand. Het kan zijn dat jouw bedrijfsgebouw niet meer toegankelijk is of dat je computers niet werken na waterschade. Bekijk welke risico’s er zijn voor de bedrijfscontinuïteit van jouw MKB-onderneming.

• Welke verzekeringen zijn er voor bedrijfscontinuïteit?

  Er zijn meerdere verzekeringen voor bedrijfscontinuïteit. De bedrijfsschade­verzekering is de meest bekende. Daarmee zorg je voor een vergoeding van je vaste lasten en de misgelopen winst door een calamiteit. Kosten voor het huren van tijdelijke bedrijfsruimte, computerapparatuur of extra reiskosten van personeel kun je vergoed krijgen met de extra kosten­verzekering.

• Hoe kan ik verzekeringen vergelijken?

  Lees altijd de polisvoorwaarden van de verzekering goed door. Daar vind je gegevens over de premie, de dekking en eventuele uitsluitingen van die dekking. Schakel een verzekerings­adviseur in voor een goede vergelijking van bedrijfs­verzekeringen en advies op maat.

• Wanneer krijg ik korting op bedrijfs­verzekeringen?

  Je kunt besparen op de kosten van MKB-verzekeringen door ze slim te combineren. Zo krijg je vaak korting als je een verzekeringspakket afsluit bij één aanbieder. Ook kun je besparen door alleen te verzekeren wat je echt nodig hebt. Daarnaast kun je soms profiteren van belastingvoordelen. De premie voor een AOV is bijvoorbeeld fiscaal aftrekbaar.

• Wat kosten verzekeringen voor ondernemers?

  De kosten ven zakelijke ­verzekeringen zijn afhankelijk van het type bedrijf dat je hebt, de risico's die je loopt en de dekking die je kiest. Het is slim om bij meerdere verzekeraars een offerte aan te vragen op basis van jouw behoeften. Bekijk alvast een indicatie van de kosten van zakelijke verzekeringen.

• Waar vind je een gratis voorbeeld bedrijfscontinuïteitsplan?

  Ondernemen Met Personeel heeft een gratis voorbeeld bedrijfscontinuïteitsplan beschikbaar: in PDF-variant of in Word. Je kunt dit voorbeeld eenvoudig invullen en aanpassen naar jouw bedrijfssituatie. Bereid je goed voor op calamiteiten. Download gratis het voorbeeldplan.