Loonsom berekenen, hoe doe je dat?

Wat is een loonsom?

Tel het loon van al je werknemers bij elkaar op en je hebt de loonsom. Het is de som van alle lonen bij elkaar.

Ingeleende krachten (zoals payroll- en uitzendkrachten) tellen niet mee in de loonsom van jouw bedrijf.

Onderdelen loonsom

De loonsom bestaat in principe uit het totale loon dat je werknemers hebben ontvangen, inclusief fooien, provisie, bonussen, toeslagen, loon in natura, vakantiegeld en vergoedingen. Ook loonheffingen tellen vaak mee in de loonsom.

Let op: de definitie 'loonsom' is niet bij elke instantie hetzelfde. Kijk dus goed wat wel en niet meetelt bij de berekening.

Loonsom zieke werknemers

Ook het loon van zieke werknemers telt mee in de berekening van de loonsom. Je bent verplicht het loon van zieke werknemers door te betalen. Zolang je dat doet telt het ook mee in de loonsom.

Wanneer heb je de loonsom nodig?

Er wordt vaak om je loonsom gevraagd bij de aanvraag van subsidies, belastingvoordelen en verzekeringen. Aan de hand van de loonsom wordt dan bepaald hoeveel subsidie je krijgt of wat je premiekosten zijn.

De loonsom is bijvoorbeeld nodig bij de berekening van een Ziektewet-premie, een subsidie-aanvraag en de kosten van een verzuim­verzekering. Ook binnen de werkkostenregeling (WKR) speelt de loonsom een belangrijke rol.

Soms wordt er gevraagd naar de loonsom uit het verleden. Kijk dus goed om welk 'tijdvak' of 'referentiepunt' het gaat.

Loonsom WKR 2025

Binnen de werkkostenregeling (WKR) heb je te maken met een vrije ruimte. Daarbij is je loonsom van belang. In 2025 is de vrije ruimte 2 procent over de eerste 400.000 euro van je loonsom. Heb je een loonsom van meer dan 400.000 euro? Dan geldt een lager percentage voor het deel boven de 400.000 euro.

Loonsom nodig bij berekening personeels­kosten

Het berekenen van de loonsom is ook nuttig voor je eigen inzicht en administratie. Het geeft je duidelijkheid over de personeels­kosten van je bedrijf. Aan de hand van je loonsom kun je de arbeidskosten per product of dienst berekenen.

Lees bijvoorbeeld hoe je in de horeca de arbeidskosten per gerecht kunt bepalen.

Hoe bereken je de loonsom?

De loonsom bereken je meestal over een heel kalenderjaar. Je telt dan alle loonkosten van je werknemers bij elkaar op. Ook werknemers die slechts een deel van dat jaar voor je hebben gewerkt tellen mee.

Het kan zijn dat een instantie vraagt om de loonsom op een specifiek moment: per kwartaal, per maand of een gemiddelde loonsom per maand.

Loonkosten optellen

Je telt alle loonkosten uit de gewenste periode bij elkaar op. Dus:

• Het brutoloon van al je werknemers, inclusief:
  • Vakantietoeslag (minimaal 8% van het jaarloon)
  • Fooi (persoonlijke en/of gezamenlijke fooien opgeteld)
  • Prestatiebeloning (zoals een bonus of provisie)
  • Dertiende maand (een extra maandloon)
  • Loon in natura (zoals producten of giften)
  • Onkostenvergoedingen (zoals een reiskostenvergoeding)
• Totaal aan betaalde loonheffingen.

Loonsom berekenen

Gebruik een rekentool voor eenvoudige berekening van je loonkosten. Controleer dit wel samen met je boekhouder of gebruik je eigen boekhoudprogramma voor een exacte berekening.

Wat is de gemiddelde loonsom?

De gemiddelde loonsom speelt een rol bij de bepaling van de premies voor de Ziektewet en WGA. Dit gemiddelde wordt berekend door het UWV.

Het gaat hierbij om de gemiddelde loonsom van alle werkgevers in Nederland die publiek verzekerd zijn bij het UWV. 

Aan de hand van dit gemiddelde worden werkgevers in drie categorieën ingedeeld (groot, middelgroot en klein). Als je weet in welke categorie jouw bedrijf valt, kun je het premieplichtig loon achterhalen.

Gemiddelde loonsom 2025

Personeels­kosten berekenen

Het is slim als ondernemer zelf grip te houden op je personeels­kosten. Naast de loonkosten heb je te maken met nog veel meer kosten rondom personeel. Zoals indirecte loonkosten en investeringen rondom personeel.

Denk aan uitgaven voor de werving en selectie, een goede en veilige werkplek, secundaire arbeidsvoorwaarden, personeels­verzekeringen, werkkleding, ontspanning en opleiding.

Overzicht personeels­kosten

Bereken zelf de totale kosten van personeel en maak slim gebruik van subsidies en andere regelingen om te besparen op personeels­kosten.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Vragen over loonsom personeel

• Wat is een loonsom?

  Een loonsom is het totaal aan loonkosten van een bedrijf in een bepaalde periode. Het is een optelsom van het loon en de loonheffingen die je betaalt voor al je werknemers.

• Welke lonen tellen mee in de loonsom?

  Alle loonkosten van werknemers die bij jou in loondienst zijn tellen mee. Ook de lonen van werknemers met een tijdelijk contract, nulurencontract en een stage-overeenkomst. De lonen die je doorbetaalt aan zieke werknemers tellen ook mee. De kosten voor ingeleende medewerkers, zoals payroll- en uitzendkrachten, tel je niet mee.

• Wanneer is een loonsom nuttig?

  De loonsom heb je nodig bij de aanvraag van subsidies, uitkeringen en verzekeringen voor personeel. Ook voor je eigen inzicht is de loonsom nuttig. Zo heb je die nodig om de kostprijs van personeel te berekenen per product of dienst.

• Welke soorten personeels­kosten zijn er?

  Personeels­kosten kun je verdelen in vier categorieën: Je hebt (1) directe loonkosten, zoals het salaris en vakantiegeld, (2) indirecte loonkosten, zoals onkostenvergoedingen en pensioen, (3) verplichte premies en bijdragen, ook wel loonheffingen genoemd en (4) overige personeels­kosten, zoals kosten voor werkplekken en werkkleding.

• Hoe kun je besparen op personeels­kosten?

  Er zijn slimme manieren om te besparen op de kosten van personeel. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, geef prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in het gratis whitepaper over personeels­kosten.