Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Salarisadministratie uitbesteden

Uitbesteden van de salarisadministratie is een goede keus voor ondernemers die opzien tegen het papierwerk dat daarbij komt kijken.

Het administratiekantoor zorgt dan voor de salarisadministratie, loonstroken, jaaropgaven en de loonbelastingaangifte. Soms stellen ze ook arbeids­overeenkomsten op, melden ze nieuwe medewerkers aan bij instanties en beantwoorden ze vragen van personeel.

Voordelen salarisadministratie uitbesteden

• Het bespaart tijd: Als je met een administratiekantoor in zee gaat, hoef je vaak alleen nog urenstaten en personeels­mutaties bij te houden. Daardoor maak je tijd en energie vrij voor andere dingen.
• Je hoeft je niet te verdiepen in complexe materie: Loonadministratie is een specialistisch onderwerp. In plaats van de steeds veranderende regels bij te houden, kun je dit overlaten aan je administratiekantoor.
• Voor de prijs hoef je het niet te laten: De kosten van uitbesteden vallen in de praktijk vaak behoorlijk mee. Daarbij betaal je naast een vast bedrag meestal een standaardtarief per loonstrook.

Nadelen salarisadministratie uitbesteden

• Minder overzicht en afhankelijk van het administratiekantoor: Als de loonadministratie zich buiten de deur bevindt, heb je zelf minder overzicht. Ook ben je voor iedere mutatie afhankelijk van het administratiekantoor.
• Zelf bouw je geen kennis en expertise op: Het is handig om als ondernemer thuis te zijn op het gebied van boekhouden en belasting. Uitbesteden betekent dat je deze kennis en expertise niet (verder) ontwikkelt.
• Je hebt minder grip op de kwaliteit: Fouten in de loonadministratie kunnen je als werkgever duur komen te staan. Je moet erop kunnen vertrouwen dat dit bij je administratiekantoor in goede handen is.

Salarisadministratie zelf doen

Een salarissoftwarepakket of online applicatie is een mooie oplossing voor ondernemers die de loonadministratie liever in eigen hand houden. Daarvoor moet je wel enige boekhoudkundige en fiscale kennis hebben.

De software kan je daarbij helpen. Zo neemt het systeem wettelijke aanpassingen automatisch voor je mee. Ook krijg je bijvoorbeeld een melding als het tijd is om contracten te verlengen. 

Salarisadministratie inrichten in 5 stappen

Ga je zelf de loonadministratie inrichten? Volg dan deze vijf stappen.

Test: Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel. 

Doe de test

Voordelen salarisadministratie zelf doen

• De gegevens heb je in eigen beheer: Even een kleine aanpassing doorvoeren? Omdat je de gegevens in eigen beheer hebt, hoef je daarvoor niet te overleggen met een externe partij.

• De verlof- en ziekteregistratie is makkelijk en snel in te zien: In het systeem kun je eenvoudig zien hoeveel recht een werknemer heeft op verlof. Cijfers over ziekte­verzuim vraag je in een paar klikken op.
• Je betaalt een vast bedrag: Doordat je niet per loonstrook of handeling betaalt, ben je bij een groter aantal werknemers of mutaties goedkoper uit. Je betaalt namelijk een vast bedrag: eenmalig voor het softwarepakket en jaarlijks voor licenties.

Nadelen salarisadministratie zelf doen

• Je moet het systeem eerst onder de knie krijgen: Niet iedereen is even handig met software en het voeren van een nauwkeurige administratie. Ook zul je er in het begin aan moeten wennen, wat enige tijd in beslag kan nemen.
• Het kost indirect meer: Zelf doen neemt extra tijd in beslag. Die tijd kun je niet besteden aan activiteiten die geld opleveren. Ook moet je wellicht cursussen volgen over loonadministratie en fiscale zaken.
• Het is minder geschikt voor een gecompliceerde administratie: Zelf doen is minder geschikt als de administratie complex is, bijvoorbeeld in het geval van een onderneming die veel expats in dienst heeft. 

Salaris administratie en privacy 

Als je persoons­gegevens gaat bijhouden in je salarisadministratie krijg je te maken met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Daarin staat wat je wel en niet mag vastleggen.

Je mag gegevens alleen vastleggen als die noodzakelijk zijn voor het doel van je administratie. Medische gegevens mag je in elk geval niet opnemen in je (digitale) personeels­dossiers. Neem dus geen gegevens op over de aard en de oorzaak van de ziekte van werknemers.

Lees meer over de AVG en zieke werknemers.

Verzuim­registratie mag wel

Het is wel toegestaan om vast te leggen hoe vaak en hoe lang iemand ziek is, of om verzuim­overzichten bij te houden. Dit is namelijk noodzakelijk voor de loondoorbetaling bij ziekte. Je kunt het daarnaast goed gebruiken om verzuim in de gaten te houden en te verminderen.

Lees meer over slimme verzuim­registratie in het MKB.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Vragen over de salarisadministratie

• Wanneer moet je een salarisstrook geven?

  Het verstrekken van een loonstrook is wettelijk verplicht. Als werkgever krijg je met deze verplichting te maken vanaf je aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst. Je moet in ieder geval een salarisstrook geven rondom de eerste loonbetaling. Daarna moet je een loonstrookje geven als het loon of de loonheffingen afwijken van de vorige betaling.

• Welke loonheffingen moet je toepassen?

  Er zijn een aantal loonheffingen waar je rekening mee moet houden. Namelijk: Loonbelasting en premie volks­verzekeringen, premies werknemers­verzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet. Je moet de ingehouden bedragen duidelijk vermelden op de loonstrook.

• Wanneer krijgt iemand loonheffingskorting?

  Alle werknemers in Nederland hebben recht op loonheffingskorting. Met een formulier loonheffingskorting kan een werknemer zelf de korting aanvragen. Daarna kun je de korting toepassen op de loonheffingen die je aftrekt van zijn brutoloon. Zo houdt je werknemer meer nettoloon over.

• Wat is het verschil tussen bruto en netto salaris?

  Het verschil tussen bruto en netto salaris is eenvoudig te berekenen. Je berekent het netto salaris door de loonheffingen, premies en vergoedingen af te trekken van het bruto salaris. Je kunt online rekentools en software gebruiken om tot een goede berekening te komen.

• Hoe kun je besparen op salariskosten?

  Er zijn slimme manieren om te besparen op salarisoonkosten. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, werk met prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in het gratis whitepaper over personeels­kosten

• Hoeveel salaris moet ik betalen in mijn branche?

  De salariskosten in je branche vallen meestal hoger uit als er een cao van toepassing is. In de cao staat vaak een hoger minimumloon dan het wettelijk minimumloon. In een cao kunnen ook bepalingen staan over indirecte salariskosten (secundaire arbeidsvoorwaarden) en overige personeels­kosten. Bekijk een overzicht van cao's.