Representatievergoeding, hoe pas je hem toe?

Je werknemers maken wel eens kosten die eigenlijk ten laste van je bedrijf komen. Iemand schiet een etentje met een zakenrelatie voor, bijvoorbeeld. Een ander betaalt de benzine voor de bedrijfswagen uit eigen zak. Of de accountmanager koopt een fles wijn als relatiegeschenk voor een goede klant.

Gebeurt dit incidenteel, dan is ’t het makkelijkst om de kosten eenmalig aan de werknemer in kwestie te vergoeden. 

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Vast onkostenvergoeding

Heb je echter een of meer werknemers die geregeld zakelijke kosten moeten maken, dan brengt het afzonderlijk administreren van al die bonnetjes flink wat werk met zich mee.

Een representatievergoeding, ook wel vaste onkostenvergoeding genoemd, is dan een mogelijk alternatief.

Representatievergoeding, hoe werkt dat?

Een representatievergoeding is een vergoeding voor relatief kleine kosten die een werknemer voor jouw bedrijf maakt. Voorbeelden zijn: relatiegeschenken, lunches of diners met zakelijke relaties, abonnement op vakbladen, zakelijke telefoon- en reiskosten, overnachtingen, congressen of cursussen.

Vast bedrag per maand

Je komt met je werknemer overeen dat hij een vast bedrag per maand krijgt voor de gemaakte kosten. In ruil voor dit bedrag ziet de werknemer af van het elke keer afzonderlijk declareren van de betaalde rekeningen.

Zo verlicht je de administratieve druk op je bedrijf en houd je de kosten van personeel overzichtelijk. 

De representatievergoeding mag nooit hoger zijn dan de werkelijk gemaakte kosten. Anders kan de Belastingdienst de vergoeding als nettoloon aanmerken en een naheffing of zelfs een boete opleggen.

Voor wie is de representatievergoeding bedoeld?

Je kunt in principe met iedere werknemer afzonderlijk een representatievergoeding afspreken. Doorgaans is zo’n vergoeding alleen zinvol voor werknemers die geregeld contact hebben met klanten of veel voor het bedrijf op pad zijn, zoals leidinggevenden of accountmanagers.

Een werknemer van de binnendienst zal immers niet zo snel bedrijfskosten uit eigen zak hoeven voorschieten.

Gebonden aan de functie

Het is dan ook logisch dat de representatievergoeding is gebonden aan de functie die een werknemer op enig moment vervult. Krijgt een werknemer een andere functie, dan moet jij als werkgever controleren of de afgesproken representatievergoeding nog wel van toepassing is.

Representatievergoeding bij ziekte

Als een werknemer ziek is, zal hij (een deel van) de kosten waarvoor hij een representatievergoeding krijgt, niet maken. Je mag de vergoeding een maand doorbetalen.

Is de werknemer langer ziek, dan geldt de vergoeding als belast loon. Behalve de kosten die tijdens de ziekte van je werknemer aantoonbaar doorlopen, zoals een jaarabonnement op een vaktijdschrift.

Representatievergoeding en de werkkostenregeling

Om de regels rond vergoedingen te vereenvoudigen heeft de overheid per 1 januari 2015 de werkkostenregeling voor alle werkgevers verplicht gesteld. Onder deze regeling geldt in principe elke vergoeding als loon.

In die zin is een vergoeding ook belastbaar, tenzij sprake is van een van de volgende uitzonderingen:

• Intermediaire kosten

Intermediaire kosten zijn kosten die werknemers doorgaans voorschieten, zoals het etentje of de fles wijn in de hierboven genoemde voorbeelden. De vergoedingen van deze kosten behoren niet tot het belastbare loon. De werknemer heeft er immers geen voordeel van. Intermediaire kosten kunnen deel uitmaken van de representatievergoeding.

• Gerichte vrijstellingen

Bij gerichte vrijstellingen gaat het ook om onbelastbare vergoedingen, zoals kosten van woon-werkverkeer, studiekosten of maaltijden bij overwerk. Ook deze kosten mag je onderbrengen in de representatievergoeding. Voorwaarde is wel dat je de vergoedingen voor deze kosten aanwijst als eindheffingsloon. Doe je dat niet, dan beschouwt de fiscus ze als loon van de werknemer.

• Nihilwaarderingen

Nihilwaarderingen zijn werkplekgerelateerde voorzieningen, zoals bedrijfsfitness, een computer, werkkleding en consumptie die geen deel uitmaken van de maaltijd. Dit zijn zaken die de werknemer automatisch krijgt, zonder dat hij daarvoor kosten maakt. Ze blijven dan ook buiten de representatievergoeding.

• Vrije ruimte

Over vergoedingen en verstrekkingen die niet onder de drie hierboven genoemde vormen vallen, moet in principe belasting worden betaald. Denk bijvoorbeeld aan het kerstpakket, de fiets of telefoon van de zaak, of bedrijfsfitness buiten de werkplek.

Er geldt echter een vrijstelling tot 1,2% van de totale loonsom van je bedrijf. Binnen deze ‘vrije ruimte’ mag je dus onbelast verstrekkingen en vergoedingen doen.

Voorwaarde is wel dat je vooraf aangeeft om welke vergoedingen en verstrekkingen het gaat. Vergoedingen in de vrije ruimte kunnen ook onderdeel zijn van de representatievergoeding.

Kosten specificeren en kostenposten onderbouwen

Je mag vergoedingen niet zo maar aanmerken als intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen. Je moet de kosten kunnen specificeren en je moet de kostenposten onderbouwen met een steekproefsgewijs onderzoek naar de werkelijke kosten. Dit onderzoek mag niet achteraf plaatsvinden; je moet het vooraf doen.

Is er sprake van een verandering van de omstandigheden waarop de vergoedingen zijn gebaseerd? Dan moet je opnieuw een onderzoek uitvoeren.

Als je de vergoedingen niet op deze manier kunt onderbouwen, rekent de fiscus ze automatisch tot het loon van de werknemer.

Alleen door de vergoedingen dan alsnog als eindheffingsloon aan te wijzen, kun je voorkomen dat de werknemer er belasting over betaalt. Ze worden dan namelijk opgenomen in de vrije ruimte.

Welke verzekeringen heb ik nodig?

Lees in ons gratis whitepaper tips van ondernemers, doe je eigen risico-checklist en ontdek de top 5 verzekeringen per branche.

Download gratis PDF