Wet verbetering poortwachter, hoe werkt het?

Als een werknemer door ziekte niet (goed) kan werken is dat heel vervelend. Voor de werknemer zelf, maar ook voor jou als werkgever. Zeker als iemand langdurig uit de roulatie is of zelfs arbeidsongeschikt raakt. Hoe ga je daarmee om?

Richtlijnen Wet verbetering poortwachter

Om een zieke werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen volg je de richtlijnen in de Wet verbetering poortwachter. Daarin staan verplichtingen voor werkgevers en werknemers.

Samen met een arbodienst of gecertificeerde bedrijfsarts moet je je best doen om de zieke werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Daarbij ben je verplicht de volgende stappen te volgen.

Wet verbetering poortwachter tijdens corona

Door de gevolgen van het coronavirus heeft het UWV een addendum bij de Wet verbetering Poortwachter (28 juli 2022 laatste wijziging) gemaakt. Hierin staat beschreven hoe het UWV rekening houdt met vertragingen door de Covid-maatregelen van de overheid.

Stappenplan Wet verbetering poortwachter

1. Ziek melden bij arbodienst of bedrijfsarts

Zodra je werknemer ziek is, meld je dit bij een arbodienst of bedrijfsarts. Dit moet je wettelijk gezien binnen één week na de eerste ziektedag doen. Als je verzekerd bent tegen ziekte­verzuim, moet je het vaak al op de eerste ziektedag doorgeven aan de arbodienst.

Leg afspraken vast

Zorg dat je vanaf de ziekmelding alle afspraken vastlegt en bewaart. Ook de afspraken die je telefonisch maakt met je medewerker moet je zwart op wit (kan ook via een e-mail) bevestigen. Dit 'bewijsmateriaal' heb je mogelijk later nog nodig. Zie stap 5 en 9.

2. Probleemanalyse laten uitvoeren

Is je werknemer zes weken ziek, dan moet de arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse maken. Hierin staat waarom de werknemer niet meer kan werken, wat zijn mogelijkheden tot herstel zijn en wanneer hij het werk weer denkt te kunnen hervatten.

3. Plan van Aanpak maken

Binnen acht weken na de ziekmelding (uiterlijk twee weken na de probleemanalyse) moet je als werkgever een Plan van Aanpak (PvA) maken.

Dit doe je in samenwerking met je zieke werknemer. In dit plan beschrijf je concreet wat jij en je werknemer gaan doen om de werkzaamheden (op den duur) weer te hervatten.

Bespreek dit plan regelmatig met je werknemer. Als de situatie verandert, pas het plan dan direct aan.

Visie op re-integratie vastleggen

Sinds1 juli 2023 zijn jij en je zieke werknemer verplicht om een visie te geven op de re-integratie. Die kijk op de voortgang moet je vastleggen in het plan van aanpak. Ook bij het bijstellen van dat plan kan de visie van beide partijen aangepast worden. Daarnaast moet je tijdens de jaarevaluatie opnieuw je visie op de re-integratie geven.

4. Voortgang bespreken met werknemer

Iedere zes weken moet je als werkgever met je werknemer de voortgang bespreken. Dat hoef je trouwens niet allemaal zelf te doen. Je kunt als werkgever een ‘casemanager’ kiezen. Dat is iemand die de uitvoering van het Plan van Aanpak begeleidt en controleert.

Wel is het handig om zelf op de hoogte te blijven van de voortgang. Jij bent als werkgever uiteindelijk verantwoordelijk.

Verzuim­verzekering

Het voorkomen van verzuim en begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak.

Beperk je risico's

5. Re-integratiedossier bijhouden

Is er sprake van dreigend langdurig verzuim, dan moet je een re-integratiedossier bijhouden. Hierin staan het verloop van de ziekte en alle stappen die jij en je werknemer hebben genomen om re-integratie mogelijk te maken.

Alle afspraken die je hebt vastgelegd en de formulieren en documenten die je hebt gebruikt bij de vorige vier stappen, vormen het re-integratiedossier. Ook alle documentatie die bij de volgende stappen hoort, moet je toevoegen aan het dossier.

6. Ziek melden bij het UWV

Is je werknemer 42 weken ziek? Dan moet je dit melden bij het UWV. Dit kun je online doen, via het werkgeversportaal.

7. Jaarevaluatie doen

Tussen week 46 en week 52 na de ziekmelding, volgt een eerstejaarsevaluatie. Jij en/of je casemanager kijkt dan samen met je werknemer terug op het (bijna) afgelopen jaar.

Je stelt vast welk re-integratieresultaat je in het tweede ziektejaar wil behalen en hoe je dat samen gaat aanpakken.

Verzuim­protocol

Geef je werknemers een verzuim­protocol. Daarin kun je alle stappen rond verzuim opsommen en specifieke regels voor jouw bedrijf toevoegen. Gebruik een voorbeeld verzuim­protocol.

8. Werk en werkplek aanpassen

Na een jaar ziekte ben je als werkgever verplicht om het werk, de werkplek en/of de arbeidsmiddelen van de werknemer aan te passen, als dit nodig is. Dit mag natuurlijk ook eerder, als het kan en gewenst is door beide partijen.

9. Re-integratieverslag maken

Is de werknemer na twintig maanden nog niet volledig aan de slag, dan maak je een re-integratieverslag. Dit doe je in overleg met je werknemer. Hierin staan alle afspraken en concrete resultaten van de geplande werkhervatting.

10. WIA aanvragen

Als je werknemer na 87 weken nog niet aan de slag kan, ontvangt hij een WIA-aanvraagformulier van het UWV. Dit formulier moet hij binnen drie weken terug sturen aan het UWV.

WIA-uitkering

Daarna beoordeelt het UWV het re-integratieverslag en voert de WIA-keuring uit. Als er aan de wettelijke voorwaarden is voldaan start de WIA-uitkering voor je werknemer.

Lees meer over een vervroegde WIA-aanvraag.

Loon doorbetalen bij ziekte

Je bent verplicht om je zieke werknemer twee jaar lang minimaal 70 procent van zijn loon te betalen. In het eerste jaar mag dit niet lager zijn dan het minimumloon.

In sommige gevallen moet je zelfs langer loon doorbetalen, bijvoorbeeld als je niet kunt aantonen dat je volgens de Wet verbetering poortwachter hebt gehandeld.

Ook in een cao kunnen afwijkende regels staan over loondoorbetaling bij ziekte. In veel cao’s staat bijvoorbeeld dat je het eerste jaar het volledige loon moet doorbetalen. Controleer dit dus als je bedrijf onder een cao valt.

Ziekte­verzuim kan je bedrijf flink wat geld kosten. Gelukkig kun je je verzekeren tegen loondoorbetaling bij ziekte. Dat doe je met een passende ziekte­verzuim­verzekering.

Ziekte beoordelen

Als werkgever moet je sommige dingen aan de bedrijfsarts of arboarts over laten. Alleen deze arts mag bepalen of de werknemer in staat is aangepast werk te doen en hoe lang het verzuim kan gaan duren.

Deskundigenoordeel aanvragen

Als je een andere mening hebt dan de arts en/of je werknemer, dan kun je bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen.

Vervangend werk aanbieden

Lukt het niet om de werknemer terug te laten keren in zijn oude functie, dan moet je hem passend werk aanbieden binnen het bedrijf. Denk aan: werken in deeltijd of met een aangepast takenpakket.

In het uiterste geval kun je hem een andere functie aanbieden of een baan bij een andere werkgever. Als je werknemer weigert dit werk te aanvaarden, dan kan dit leiden tot stopzetting van het loon en zelfs tot ontslag.

Wet verbetering poortwachter toepassen

• Meer details voor werkgevers over het toepassen van de Wet verbetering Poortwachter vind je bijvoorbeeld in de Werkwijzer poortwachter van het UWV.
• Wil je een handige samenvatting van de te nemen stappen? Bekijk dan de Quick start bij de Werkwijzer Poortwachter. Daarin vind je ook de onderstaande schematische weergave.

Bronnen: UWV, Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Een zieke werknemer?

Verzuim van personeel betekent vaak extra admini­stratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.

Beperk je risico's