Doeltreffend delegeren in de horeca, 5 stappen

Stappenplan: Delegeren in de horeca

Als je delegeert, vertrouw je een deel van je taken toe aan je horeca­personeel. Dit is voor veel onervaren leidinggevenden een moeilijke opgave. Want verlies je daarmee geen invloed en controle over je restaurant, café of bar? En kunnen je werknemers die verantwoordelijkheid wel aan?

Als je toch afstand weet te nemen van taken, profiteer je al gauw van de voordelen. Je vergroot de motivatie van je medewerkers en tegelijk verklein je de kans dat je zelf overspannen raakt door een overdaad aan werk. Als ondernemer in de horeca heb je het immers druk genoeg, zeker in piektijden.

Het is wel belangrijk dat je taken en verantwoordelijkheden op een zorgvuldige manier overdraagt. Dat vraagt om een aantal goed doordachte stappen, waarbij je de juiste persoon voorbereidt op het zelfstandig uitvoeren van een passende taak. Het stappenplan:

Stap 1. Bepaal welke taken je wilt delegeren

Maak om te beginnen een overzicht van je takenpakket. Sinds de start van je horecazaak zal dat flink zijn uitgebreid, helemaal na het aantreden van je eerste personeels­lid. Bepaal aan de hand van het overzicht welke taken je kunt en wilt delegeren. 

Als je op zoek bent naar een manager of bedrijfsleider in de horeca, kun je die vaak het beste in je eigen team zoeken. Begin voorzichtig met het opleiden en overdragen van verantwoordelijkheden.

Stap 2. Kies de juiste persoon

Voordat je een taak bij een medewerker legt, moet je eerst weten wat iemand in huis moet hebben om de taak succesvol uit te voeren. Zet bijvoorbeeld op een rij welke kennis en vaardigheden nodig zijn.

Op basis hiervan ga je na of de kennis en ervaring in je team aanwezig is of valt aan te leren. Als leidinggevende weet je hier vaak het antwoord wel op. Anders bieden verslagen van beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken uitkomst.

Ga voor zekerheid in de horeca

Wat doe je als er brand uitbreekt in de keuken of je kok een bedrijfsongeval krijgt? Zorg dat jouw horecazaak blijft bestaan als het even tegenzit. 

Beperk je risico's

Stap 3. Voer het delegeringsgesprek

In het delegeringsgesprek is het belangrijk dat je de werknemer eerst op zijn gemak stelt. Dat doe je door duidelijk te maken wat het doel is van het gesprek. Ook vertel je wat de taak inhoudt en waarom je voor hem hebt gekozen. Stel vervolgens samen een plan op met duidelijke doelstellingen.

Stap 4. Houd nog even de vinger aan de pols

Delegeren is iets anders dan ‘werk over de schutting gooien’. In het laatste geval zou je het werk bij de werknemer neerleggen en vervolgens je handen ervan aftrekken. Dit is niet zo bij delegeren, waarbij je in meerdere of mindere mate betrokken blijft bij de taak. Dat is logisch, want als leidinggevende ben je nog steeds de eindverantwoordelijke.

Houd bij deze stap de uitvoering van de taak nog even goed in de gaten om te zien of alles goed gaat, maar voorkom dat je de werknemer voortdurend achter de vodden zit.

Stap 5. Laat los

Bij de eerste stappen heb je veel uren gestoken in het overdragen van je taken. En hoewel je uiteraard wel het overzicht blijft houden, is het nu tijd om afstand te nemen en je niet meer met ieder detail te bemoeien. Kom bijvoorbeeld niet te vaak in de keuken en laat de chef zijn werk doen.

Voor veel leidinggevenden is dit de moeilijkste stap. Gelukkig is bij een goede voorbereiding de kans van slagen groot. Het stelt wellicht gerust dat maar weinig horecamedewerkers het vertrouwen van hun leidinggevende willen beschamen. 

Daarbij is het wel belangrijk om in gesprek te blijven, problemen direct op te lossen en diverse controlemomenten in te bouwen.

Klaar voor nieuw horeca­personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) horeca­personeel. 

Start de checklist