Wat zijn de voorwaarden voor een studiekostenbeding?

Stel dat je investeert in de opleiding van een werknemer. Direct daarna vertrekt hij met zijn diploma op zak, waardoor je hier als ondernemer natuurlijk niets aan hebt. Hij neemt de opgedane kennis immers mee naar zijn nieuwe werkgever. Wie draait dan op voor de kosten van zijn opleiding?

In het bovenstaande geval kun je de opleidingskosten niet automatisch verhalen op de vertrekkende werknemer. Daarom wordt vaak voorafgaand aan de opleiding een studiekostenbeding overeengekomen. Dit is een afspraak over het terugbetalen van de scholingskosten die je schriftelijk vastlegt.

Waarom studiekosten vergoeden?

Lees meer over de voordelen en de regels in het artikel over studiekostenvergoeding personeel.

Voorwaarden studiekostenbeding

In de rechtspraak zijn voorwaarden ontwikkeld waaraan een studiekostenbeding moet voldoen. Je moet in ieder geval het volgende opnemen in zo’n beding:

• de periode waarin de werkgever profijt zal hebben van de opleiding
• dat de werknemer de studiekosten geheel terugbetaalt bij een ontslag tijdens of direct na afloop van de opleiding
• welk bedrag de werknemer moet terugbetalen bij een ontslag nadat de studie is afgerond

Bij het laatste punt geldt dat het terug te betalen bedrag met een zogenaamde glijdende schaal moet afnemen. Dat wil zeggen dat het bedrag geleidelijk afneemt in de periode waarin de werkgever profijt heeft van de studie.

Rechters hebben verder bepaald dat je het beding duidelijk aan de werknemer moet uitleggen. Het is dus raadzaam om de afspraken expliciet op papier te zetten en dit door de werknemer voor akkoord te laten ondertekenen.

Voorbeeld studiekostenbeding

Ter illustratie een voorbeeld van een medewerkster van een accountantskantoor. Zij gaat een managementopleiding volgen en doet dat op kosten van haar werkgever. De leidinggevende spreekt met haar een studiekostenbeding af.

Daarin staat dat zij de kosten van haar opleiding volledig terugbetaalt bij een vertrek tijdens of direct na afronding van de opleiding. Bij een vertrek in een periode van drie jaar na de afronding dient zij een gedeelte van de kosten terug te betalen. Daarbij geldt dat dit bedrag iedere maand een zesendertigste deel lager wordt.

Hoe leg je dit vast in een arbeids­overeenkomst? Bekijk voorbeelden van een arbeidscontract.

Studiekostenbeding en Wet werk en zekerheid

Sinds 1 juli 2015 geldt dankzij de Wet werk en zekerheid (Wwz) een scholingsplicht. Daardoor moet je als werkgever zorgen voor voldoende scholing. Ook kun je scholingskosten onder voorwaarden aftrekken van de transitievergoeding bij ontslag.

Is een studiekostenbeding in deze situatie nog steeds toegestaan? Het antwoord is ja, een studiekostenbeding mag je nog steeds afspreken onder de Wet werk en zekerheid. Let daarbij wel op de voorwaarden die de rechtspraak aan zo’n beding heeft gesteld.

Uit de scholingsplicht volgt verder dat het voor elk bedrijf raadzaam is om beleid te voeren op het gebied van scholing. Daarbij is het verstandig om dit beleid om te zetten in concrete scholingsplannen per werknemer. In die plannen kun je een studiekostenbeding opnemen dat voldoet aan de genoemde voorwaarden.

Terugbetalen geen automatisme

Ondanks een schriftelijk studiekostenbeding is het overigens geen automatisme dat een werknemer scholingskosten moet terugbetalen. Uit de rechtspraak volgt namelijk dat je op het beding geen beroep kunt doen wanneer de redelijkheid zich daartegen verzet. Dit laatste wordt door rechters vrij ruim geïnterpreteerd.

Aanpassing in wet arbeidsvoorwaarden

Met ingang van de wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden is de reikwijdte van het studiekostenbeding beperkt. In bepaalde gevallen worden bestaande bedingen ongeldig verklaard. Wanneer moet je een studiekostenbeding aanpassen?

• Als verplichte scholing is opgenomen, waarbij de kosten voor rekening van de werknemer komen.
• Ook verrekeningen met loon, uitkeringen of een transitievergoeding is niet toegestaan bij verplichte scholing.

Een beroep op het beding zal bijvoorbeeld worden afgewezen wanneer het ontslag duidelijk aan de werkgever is te wijten. Dit zal uiteraard ook het geval zijn wanneer je als werkgever de scholingskosten in mindering mag brengen op de transitievergoeding.