Eerder productief met goede onboarding van personeel

Onboarding van je personeel

Onboarding van je personeel is meer dan het aanschuiven van een extra stoel bij de lunch, het uitleggen wat de functie inhoudt, bij wie de werknemer zich ziek moet melden en hoe documenten worden opgeslagen. 

Het is een warm welkom en het aanreiken van kennis, middelen en het sociale netwerk waardoor nieuwkomers zich thuis en betrokken voelen. Betrokken werknemers zijn niet alleen sneller productief, zij hebben ook één reden minder om te vertrekken.

Succesfactoren van een goede onboarding

Hoe zorg je voor een succesvolle onboarding? De volgende drie factoren vergroten de kans dat de onboarding door nieuwe medewerkers als waardevol en plezierig wordt ervaren:

1. Zorg dat de basis op orde is
2. Wijs een buddy aan die de nieuwkomer op weg helpt
3. Voer checkbacks (evaluatiegesprekken)

1. Basis op orde

Met het delen van informatie over bijvoorbeeld producten, diensten en processen, organisatiestructuur en missie van de organisatie wordt bij nieuwkomers onzekerheden en spanning weggenomen.

Deel ook informatie over praktische zaken zoals werktijden, mogelijkheden om thuis te werken, hoe laat en bij wie de medewerker zich ziek moeten melden, de dresscode (op kantoor en bij klanten) en met wie en hoe vaak de functionerings- en beoordelingsgesprekken gevoerd worden.

Onboardingapp

Werkdruk, een tekort aan personeel en misschien ook wel een stukje onverschilligheid kunnen ertoe leiden dat de nieuwe werknemer niet die aandacht krijgt die hij verdient. Als veel van deze programma's al online staan, kunnen ze gebundeld worden in een 'digitale' introductie of in een onboardingapp.

De nieuwkomer kan na het ondertekenen van de arbeids­overeenkomst aan de slag en bepaalt zelf wanneer en welke informatie hij tot zich gaat nemen. Het grote voordeel hiervan is dat hij zich al voor zijn eerste werkdag rustig kan inlezen en vragen op een rijtje kan zetten.

Het onboardingproces wint aan kwaliteit doordat er geen tijdverlies zit in kennisoverdracht. In de onboardingtijd kunnen de leidinggevende, de collega’s en de buddy meer aandacht besteden aan persoonlijke begeleiding.

Zo’n 5 procent van de nieuwe medewerkers stopt direct na een eerste rampzalige dag en ongeveer 20 procent van de nieuwkomers verlaat binnen 45 dagen de organisatie. 

2. Wijs een buddy aan

De nieuwkomer heeft vaak vragen waar hij zijn leidinggevende niet mee lastig vallen. Hoe moet bijvoorbeeld de lunch worden betaald? Hoe zit het met de reiskostenvergoeding, hoe worden verjaardagen gevierd en wie moet hij benaderen als de computer vastloopt? Een collega die al wat langer in de organisatie werkt, kan helpen bij het beantwoorden van deze vragen en de nieuwkomer met allerlei andere praktische zaken op weg helpen.

Een buddy kan ook tijdig bijsturen waar nodig en de nieuwkomer vertellen over de bedrijfscultuur en hoe binnen de organisatie de hazen lopen. Het is verstandig als de buddy en de nieuwkomer vaste gespreksmomenten inplannen.

3. Voer checkbacks (ook wel evaluatiegesprekken genoemd)

Nieuwkomers blijven na een paar maanden meestal toch zitten met vragen en onzekerheden die belemmerend kunnen werken op hun functioneren en ontwikkeling. In zogenoemde checkbacks, ook wel evaluatiegesprekken genoemd, ligt het accent op verbetering en ontwikkeling. 

De nieuwkomer gaat samen met zijn leidinggevende op zoek naar de antwoorden op de volgende vraag: hoe kan de nieuwe medewerker hier zo succesvol mogelijk zijn?

Het is een positief gesprek waarin afspraken worden gemaakt hoe het potentieel van de medewerker nog beter benut kan worden. 

Voorbeeldvragen:

• Wat gaat er de eerste maanden al goed? Waar merk jij dit aan? Wat zeggen interne en externe klanten hierover?  
• Wat is nodig om dit ‘goede’ vast te houden dan wel nog verder te verbeteren? 
• Waarin zit voor je gevoel de grootste bijdrage die je levert? Waar merk je dat aan? Welke sterke punten zet jij hiervoor in en hoe kunnen wij die nog beter benutten?
• Wat gaat minder goed? Wat is hier van de reden en welke afspraken maak jij met wie om dit verbeteren?
• Wat weet je nu over je taken/rollen/functie en waar heb je nog vragen over?
• Wat heb je van mij nodig om verder te komen?
• Wat werkt er goed in ons contact/overleg? Wat zou daarin nog beter werken?

Het 100-dagengesprek

Goed werkgeverschap komt nooit van één kant. Vraag of de nieuwe medewerker tips voor de organisatie heeft. Wanneer iemand met een frisse blik naar je organisatie kijkt, kan hij daar vaak veel waardevolle informatie over geven.

Blijf openstaan voor verandering en roest niet vast in oude denkpatronen. Hierbij bewijst het 100-dagengesprek zijn waarde.

Een 100-dagengesprek wordt met de nieuwe werknemer gevoerd op de honderdste dag na indiensttreding. In dit gesprek vraagt de HR-professional of leidinggevende de nieuwe medewerker naar zijn ervaringen en specifieke ‘verwonderpunten’.

Onboardingstraject verbeteren

Nieuwe werknemers hebben vaak een frisse kijk op zaken, en zij zien zaken die medewerkers met een lang dienstverband niet meer opvallen. Deze informatie kan dienen om het onboardingtraject verder te verbeteren en dient als input voor algehele organisatieverbetertrajecten.

Zo’n 5 procent van de nieuwe medewerkers stopt direct na een eerste rampzalige dag en ongeveer 20 procent van de nieuwkomers verlaat binnen 45 dagen de organisatie. In een tijd van arbeidsmarktkrapte onverteerbaar en onnodig

Het hele wervings- en selectiecircus moet van voor af aan weer gestart worden en dat is een heel kostbare aangelegenheid. Met een goede onboarding maak je van nieuwkomers productieve blijvertjes en checkbacks bewijzen hierin hun waarde.