Telefoon van de zaak voor werknemers, hoe zit dat?

Een telefoon van de zaak is voor veel werknemers een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Je kunt een smartphone  of mobiele telefoon bijvoorbeeld inzetten om je huidige werknemers aan je te binden. Ook kun je hem gebruiken als incentive, omdat je met dit soort extraatjes sollicitanten over de streep kunt trekken.  

Als jij een telefoon van de zaak voor je personeel koopt dan blijf je wel de eigenaar. 

Fiscale regels telefoon van de zaak

De fiscale regels rond het beschikbaar stellen van een telefoon van de zaak zijn tegenwoordig zeer transparant. Je vindt ze terug in de werkkostenregeling.

Werkkostenregeling

Met de invoering van de werkkostenregeling zijn de fiscale regels eenvoudig. Een mobiele telefoon van de zaak is in principe niet belast. De totale kosten moeten wel onder je vrije ruimte blijven. De vrije ruimte is het percentage van het totale fiscale loon (oftewel het forfait) dat je mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers.

Als het bedrag van de vergoedingen boven deze grens komt, dan moet jij extra kosten betalen. Over het bedrag boven deze vrije ruimte betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80 procent.

Afschrijving berekenen telefoon van de zaak

De gesprekskosten en het abonnement voor een telefoon van de zaak zijn aftrekbaar. Dit betekent dat je deze kosten mag aftrekken van de winst en je de btw mag verrekenen bij de omzetbelasting. Een telefoon die meerdere jaren mee gaat wordt door de Belastingdienst gezien als bedrijfsinvestering. 

• Is het bedrag lager dan 450 euro exclusief btw, dan mag je het hele bedrag in één keer aftrekken.
• Is het bedrag hoger dan 450 euro exclusief btw, dan mag je jaarlijks een bedrag aftrekken, 5 jaar lang.

Voorbeeldberekening

De jaarlijkse afschrijving is (aanschafkosten telefoon - restwaarde) delen door de gebruiksduur in jaren.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Vrije ruimte 2024

Vanaf 1 januari 2024 wordt de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) verhoogd van 1,7% naar 1,92% tot een loonsom van €400.000.

Oude regeling telefoon van de zaak

Tot 2015 maakte de Belastingdienst onderscheid tussen zakelijk en privégebruik. Een werknemer moest zijn telefoon voor minimaal 10 procent zakelijk gebruiken, anders verviel het fiscale voordeel. Bovendien mocht de telefoon alleen op de werkplek worden gebruikt. 

Telefoon van de zaak en privégebruik

De Belastingdienst maakt niet langer onderscheid tussen zakelijk en privégebruik. In plaats daarvan geldt nu het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Voor het gebruik van laptops, tablets en andere apparatuur geldt dit criterium.

Noodzakelijkheidscriterium telefoon van de zaak

Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat je als werkgever zelf beoordeelt of een medewerker een mobiele telefoon nodig heeft om zijn werk naar behoren te kunnen doen. Is dat volgens jou het geval, dan mag je de telefoon verstrekken. 

Als jouw personeel deze apparatuur nodig heeft voor zijn werkzaamheden, dan kun je deze verstrekken zonder rekening te hoeven houden met de voordelen die hij hier privé van heeft.

De medewerker kan deze zowel zakelijk als privé gebruiken. Hij mag het toestel dus ook mee naar huis nemen. 

Of je medewerker privé voordeel heeft van zijn telefoon, maakt fiscaal dus niet meer uit. Je hoeft dat voordeel niet meer als loon te beschouwen en er dus ook geen sociale lasten over af te dragen. Onder de oude regeling moest dat nog wel.

Werkgever betaalt de rekening

Een voorwaarde bij het noodzakelijkheidscriterium is dat jij als werkgever de kosten betaalt. Je mag deze niet doorberekenen aan de medewerker. Wel mag je een eigen bijdrage vragen als een medewerker kiest voor een duurder merk of model dan noodzakelijk is. De telefoon blijft daarbij eigendom van het bedrijf.

De medewerker moet het toestel teruggeven of de restwaarde betalen als hij het niet meer voor zijn werk nodig heeft. Dat is mogelijk zo bij beëindiging van het arbeidscontract, maar ook als hij een nieuwe functie krijgt binnen het bedrijf.

Andere apparatuur van de zaak

Het noodzakelijkheidscriterium geldt overigens niet alleen voor telefoons, maar ook voor andere apparatuur, zoals desktops, laptops en tablets. Gereedschappen vallen er eveneens onder. Je kunt een medewerker dus meerdere apparaten verstrekken, zonder dat dit fiscale gevolgen heeft.

Voorbeeld: Je salesmedewerker buitendienst is voor zijn verkoopactiviteiten afhankelijk van een mobiele telefoon en een laptop. Onder de werkkostenregeling kun je beide apparaten zonder fiscale gevolgen voor hem aanschaffen.

Of hij zijn privémail checkt of met vrienden telefoneert, is voor de Belastingdienst niet relevant. Het enige wat telt, is de noodzaak: zonder die apparatuur kan je medewerker zijn functie niet goed uitoefenen. Een prettige bijkomstigheid: bij twijfel over de noodzaak ligt de bewijslast bij de Belastingdienst.

Tips voor een telefoon van de zaak

1. Telefoonovereenkomst

   Krijgt een medewerker een telefoon van de zaak? Sluit dan een telefoonovereenkomst waarin jullie belangrijke afspraken vastleggen. Denk aan afspraken over gebruik, onderhoud, teruggave of afkoop bij beëindiging van het dienstverband, en dergelijke. Maak vooral goede afspraken over het gebruik van internetbundels, als dat van toepassing is.
   
   Roamingkosten voor internetgebruik in het buitenland kunnen bijvoorbeeld erg hoog uitvallen. Vaak zijn daar ook goedkope wifi-spots voorhanden. En, heel belangrijk: de telefoon is alleen belastingvrij als deze nodig is voor de functie. Vergeet dus niet de functienaam van je medewerker te vermelden.

2. Tenaamstelling factuur

   Zorg ervoor dat de factuur van de telefoon op naam van de werkgever staat. Dit is nodig om de omzetbelasting (btw) die je bij de aanschaf van de telefoon en/of het abonnement betaalt, te kunnen verrekenen.
   
   Staat de factuur bijvoorbeeld op naam van de medewerker, dan betaal je als werkgever boven op de nettoprijs van de telefoon en/of het abonnement nog eens 21 procent btw. Gezien de hoge prijzen van sommige modellen kan dat flink wat geld kosten.

3. Secundaire arbeidsvoorwaarde

   De werkkostenregeling maakt het voor werkgevers aantrekkelijk om de telefoon van de zaak in te zetten als secundaire arbeidsvoorwaarde voor bestaande of nieuwe medewerkers.
   
   Kun je aannemelijk maken dat het verstrekken van telefoons bijdraagt aan een optimale bedrijfsvoering? Dan zal de Belastingdienst niet moeilijk doen. Wees daarin wel realistisch. Geef je een medewerker een mobiele telefoon, een laptop én een tablet, dan zal de Belastingdienst daar mogelijk vraagtekens bij zetten.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Vragen over personeels­kosten

• Wat kost personeel in 2024?

  Goed personeel is heel kostbaar voor jou als ondernemer. Het is misschien wel de belangrijkste investering die je zult doen. Met een goed team van gemotiveerde werknemers kun je je bedrijf laten groeien. Maar dat kost wel iets. Wat betaal je precies? Bekijk een overzicht van de kosten van personeel voor 2024.

• Welke soorten personeels­kosten zijn er?

  Personeels­kosten kun je verdelen in vier categorieën: Je hebt (1) directe loonkosten, zoals het salaris en vakantiegeld, (2) indirecte loonkosten, zoals onkostenvergoedingen en pensioen, (3) verplichte premies en bijdragen, ook wel loonheffingen genoemd en (4) overige personeels­kosten, zoals kosten voor de werkplek en werkkleding.

• Hoe kun je besparen op personeels­kosten?

  Er zijn slimme manieren om te besparen op de kosten van personeel. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, geef een prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in het gratis whitepaper over personeels­kosten.

• Wat zijn de voordelen van de werkkostenregeling?

  De werkkostenregeling brengt meerdere voordelen met zich mee. In de eerste plaats hoef je je als ondernemer niet te verdiepen in een groot aantal regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen. Verder is het niet meer nodig om alle uitgaven op te splitsen per werknemer. Je hebt namelijk de beschikking over één vrije ruimte waarbinnen je vergoedingen en verstrekkingen van alle werknemers kunt onderbrengen.