6 tips voor een succesvolle uitzending van expats

De uitzending van personeel naar het buitenland heeft heel wat voeten in de aarde. Zo ben je als ondernemer meestal veel tijd kwijt aan zaken als voorbereiding, planning en het regelen van de noodzakelijke formaliteiten. Dan kun je denken aan vergunningen, visa, medische zaken en verzekeringen.

6 tips voor uitzending expats

Expats ondersteun je natuurlijk ook in praktische zin. Niet alleen voor vertrek, maar ook tijdens het verblijf in het buitenland. Hanteer als uitgangspunt dat de uitgezonden expats kunnen blijven doorwerken zonder dat onverwachte problemen hen afleiden.

Wat kun je doen voor een succesvolle uitzending van expats?

1. Geef informatie over de cultuur van het gastland

Expats hebben in het gastland vaak de neiging om zich te focussen op hun eigen cultuur en gewoonten. Op zich begrijpelijk, zeker als het gaat om een kort verblijf. Toch is het goed als de expat zich meer voor het gastland openstelt.

Je bereikt dit door de expat goede informatie te geven over wonen en werken in het buitenland. Spits deze informatie toe op het land in kwestie. Selecteer informatie die de culturele verschillen tussen thuis- en gastland op een positieve manier benadert.

Een goed startpunt is de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Die bevat een handig landenoverzicht.

Per land geeft de organisatie informatie over marktkenmerken, marketing en do's en don'ts bij het zakendoen. Dit komt goed van pas bij de voorbereiding.

2. Bied ondersteuning bij het leren van de taal

De meeste expats zijn niet gemotiveerd om de taal te leren, zeker niet bij een kortdurend verblijf. Dat hoeft op zich geen probleem te zijn. In veel landen kan men zich prima redden in het Engels, of anders wel in het Duits of het Frans.

Kan dit niet, dan zal de expat de landstaal minimaal op basisniveau moeten beheersen om zijn werk goed te kunnen doen.

Breng dit onderwerp tijdig ter sprake, dus ruim voor de datum van uitzending. Indien nodig kun je de expat op kosten van het bedrijf een taaltraining laten volgen, samen met de eventuele partner en kinderen. Er is een breed scala aan taalinstituten dat zich toelegt op trainingen voor expats.

3. Regel goede huisvesting

Na alle voorbereidingen komt de dag dat de expat naar het gastland vertrekt, eventueel met partner en kinderen. Het is dan wel zo prettig als het gezin zich meteen goed kan settelen.

Jij kunt daarbij helpen door vooraf te zorgen voor goede huisvesting. Regel daarbij ook de verhuizing, zorg voor opslag van goederen die achterblijven en bekostig eventueel de inrichting van het nieuwe huis.

Kosten voor huisvesting

De kosten voor huisvesting vormen na het salaris en de belastingen de grootste kostenpost bij expats. Je kunt die kosten drukken door een woning te zoeken buiten de traditionele, dure expatoorden. Huisvest een expat bijvoorbeeld niet in een dure metropool, maar in een relatief goedkope stad in de regio.

Je kunt er ook voor kiezen om expats een belastingvrije vergoeding toe te kennen als tegemoetkoming in de huisvestingskosten. Aan deze zogenoemde 30 procent-regeling zijn wel voorwaarden verbonden.

Welke verzekeringen heb ik nodig?

Lees in ons gratis whitepaper tips van ondernemers, doe je eigen risico-checklist en ontdek de top 5 verzekeringen per branche.

Download gratis PDF

4. Zorg voor scholing voor de kinderen

Voor expats die met het hele gezin naar het buitenland vertrekken, is het welzijn van de kinderen vaak een bron van zorg. Een ander land, het gemis van vriendjes of vriendinnetjes en een nieuwe school: voor kinderen is dat een heftige overgang.

Help je expats daarom bij het vinden van een geschikte school voor de kinderen. Daarmee kun je deze zorgen deels uit handen nemen. Eventueel kun je aanbieden om de kosten hiervoor te betalen.

Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland

Een nuttige informatiebron is de Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland (NOB). Deze organisatie ondersteunt Nederlands onderwijs buiten de landsgrenzen. Dat gebeurt in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW).

Je vindt op de website van de NOB een handige scholenzoeker waarmee je kunt zoeken naar Nederlandstalig primair en voortgezet onderwijs over de hele wereld.

In veel landen gaan expatkinderen overigens naar dure internationale scholen. Vaak zijn dit de enige scholen in het land die kwalitatief goed onderwijs bieden, maar niet overal. Als de expat bijvoorbeeld wordt uitgezonden naar Berlijn, is het best te proberen om de kinderen op een reguliere Duitse school te krijgen. Dat scheelt flink in de kosten.

5. Help bij het zoeken naar een baan voor de partner

Of expats succesvol zijn in hun werk, hangt mede af van het welzijn van hun partners. Door een uitzending naar het buitenland kan de relatie van een expat flink onder druk komen te staan. Probeer je werknemer hierop voor te bereiden.

Je kunt dit doen door het expatkoppel samen een begeleidingstraject aan te bieden. Onderdelen van zo’n traject zijn voorlichting, netwerkmogelijkheden en hulp van een maatschappelijk werker of een relatiedeskundige.

Dualcareerbeleid

Dit kun je aanvullen met een zogeheten dualcareerbeleid. Betaal bijvoorbeeld mee aan loopbaangesprekken of extra scholing voor de partner. En bied ondersteuning bij de zoektocht naar een geschikte baan.

Als de partner van een expat ook in het gastland aan de slag kan, verhoogt dit de kans op een succesvolle uitzending aanzienlijk. Voelt de partner zich ongelukkig in het buitenland, dan is de kans op mislukking groot.

6. Stimuleer contact met het thuisfront

Veel expats zijn voor lange tijd gescheiden van hun familie en vrienden in Nederland. Dat kan af en toe best moeilijk zijn. Uiteraard houden ze contact via moderne communicatiekanalen, maar van tijd tot tijd willen ze elkaar ook zien.

Als ondernemer kun je dit contact met het thuisfront stimuleren. Geef de expat bijvoorbeeld eens per jaar een gratis vliegticket voor een kort bezoek aan Nederland.

Je kweekt hier goodwill mee bij alle partijen. Bovendien geef je de expat zo de gelegenheid om de batterij weer op te laden in een vertrouwde omgeving. Voor de kosten van een onverwachte terugkeer naar Nederland kun je daarnaast een expat­verzekering afsluiten. Dat komt onder meer van pas bij ziekte van een familielid.

Expats goed verzekeren

Heb je werknemers die tijdelijk in het buitenland werken en wonen? Dan zorg je er met een Expat Pakket voor dat zij tegen belangrijke risico’s zijn verzekerd.

Beperk je risico's