Reiskostenvergoeding 2023

Hoeveel reiskostenvergoeding 2023?

Door de stijgende brandstofprijzen is de onbelaste reiskostenvergoeding aangepast. Deze vergoeding stond jarenlang vast op 19 cent per kilometer, maar sinds 1 januari 2023 is dit 21 cent per kilometer.

Je mag als werkgever zelf kiezen of je deze wijziging doorvoert binnen je bedrijf, behalve als er cao-afspraken over zijn gemaakt.

Reiskostenvergoeding 2023 en 2024

In 2024 zal de reiskostenvergoeding verder stijgen. Dan mag je zelfs 23 cent per kilometer onbelast vergoeden. Ga jij de verhogingen in 2023 en 2024 doorvoeren? Pas de tarieven dan op tijd aan in je administratie en informeer je werknemers over de wijziging.

De belastingvrije reiskostenvergoeding geldt niet alleen voor je werknemers. Als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting dan kun je er zelf ook van profiteren. Je mag dan 21 cent per kilometer van je winst in 2023 aftrekken.

Lees meer over de reiskostenvergoeding in 2024.

Voorwaarden reiskostenvergoeding 2023

De onbelaste reiskostenvergoeding van 21 cent per kilometer geldt voor woon-werkverkeer en reiskosten tijdens het werk.

Alleen de werkelijk gereden kilometers mogen onbelast worden vergoed. Het is dus belangrijk om alle zakelijke reizen goed te registreren.

Meer dan 21 cent per kilometer?

Geef je werknemers meer dan € 0,21 per kilometer? Dan geldt het deel daarboven als loon. Je moet over dat deel in principe loonheffingen betalen.

Toch is er een manier om hier onderuit te komen. Je kunt namelijk via de werkkostenregeling (WKR) de hogere vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. Daarmee blijft de extra verhoging ook onbelast.

Maak duidelijke afspraken over zakelijk reizen. Leg dit vast in een personeels­handboek of bedrijfsreglement.

Gratis nieuws voor ondernemers

Bomvol tips over wat jij moet weten over personeel. Al meer dan 19.000 ondernemers gingen je voor.

Meld je gratis aan

Auto of openbaar vervoer?

De onbelaste reiskostenvergoeding geldt ook voor werknemers die met het openbaar vervoer (OV) reizen of een ander vervoermiddel gebruiken. Dus ook voor reizen met een taxi, boot of vliegtuig kun je een vergoeding geven, zolang dit redelijk is.

Met een reiskostenvergoeding compenseer je werknemers voor de gemaakte brandstofkosten of kosten voor bijvoorbeeld een trein- of busreis. Bij reizen met het openbaar vervoer kun je ook de werkelijk gemaakte reiskosten vergoeden. Hierover hoef je geen belasting te betalen.

Reiskostenvergoeding 2023 bij carpoolen

Voor carpoolen geldt een bijzondere regel. Als jij als werkgever het carpoolen organiseert, mag je 0,21 euro per kilometer aan de chauffeur vergoeden. Dit is inclusief de kilometers die de chauffeur omrijdt.

Organiseren je werknemers zelf het carpoolen met collega’s? Dan kan iedere werknemer die meerijdt een vergoeding krijgen van 0,21 euro per kilometer. Alleen de kilometers die je werknemers omrijden, kun je dan niet vrij van belastingheffing vergoeden.

Reiskostenvergoeding 2023 verplicht?

Je bent niet verplicht een reiskostenvergoeding te geven, behalve als dat in de cao voor jouw bedrijf staat. Je werknemer heeft dus geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding als er geen afspraken over zijn gemaakt.

Toch kan het juist een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde zijn voor je personeel. En je hoeft er geen belasting over te betalen.

Reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding

Werknemers die thuiswerken mag je een onbelaste thuiswerkvergoeding geven. In 2023 is dat 2,15 euro per dag. Als werkgever moet je wel kiezen welke van de twee vergoedingen je toepast: de thuiswerkkostenvergoeding of de reiskostenvergoeding. Beide mag niet.

Sommige werknemers zullen een deel van de dag thuiswerken en het andere deel op kantoor. Dan bepaal je als werkgever zelf of je voor die werkdag de onbelaste reiskostenvergoeding of de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding geeft.

Declaratie reiskosten 2023

In veel bedrijven wordt gewerkt met een declaratiesysteem voor reiskosten. Werknemers kunnen daarmee aangeven welke reiskosten ze precies hebben gemaakt in een bepaalde periode. Je kunt werknemers vragen dit te bewijzen met een tankbonnetje, een bankafschrift of een ander bewijs van gemaakte reiskosten.

Zorg dat je werknemers reiskosten correct declareren. De Belastingdienst kan bij een controle een flinke correctie doorvoeren en jou een naheffing opleggen.

Inzicht in reiskosten

Reist je werknemer regelmatig voor het werk? Dan kun je ook kiezen voor een creditcard, tankpas of ov-kaart met een bepaald reisbudget. Daarnaast heb je ook auto's met een ingebouwde kilometerregistratie of rittenregistratie. Daarmee kun je precies zien welke reizen je werknemer heeft afgelegd in een bepaalde periode.

Er zijn ook verschillende apps om inzicht te krijgen in de reishistorie van je personeel. Benut dit soort middelen om administratieve handelingen te verminderen en fouten te voorkomen.

Uitbetaling reiskostenvergoeding 2023

Na goedkeuring van de declaratie wordt de reiskostenvergoeding meestal uitbetaald bij het eerstvolgende loon. Vermeld op het loonstrookje dat het gaat om een vergoeding voor reiskosten.

Personeels­kosten onder controle

Hoe kun je de kosten rond personeel in de hand houden? Lees het whitepaper Grip op personeels­kosten.

Meer wetswijzigingen in 2023

In 2023 zijn er nog meer interessante ontwikkelingen op het gebied van vergoedingen en personeels­kosten. Dit zijn de belangrijkste aangekondigde nieuwe wetten 2023:

• Het minimumloon in 2023 gaat met ruim 10 procent omhoog.
• De thuiswerkvergoeding gaat ook omhoog.
• Er is een uitbreiding van het STAP-budget voor scholing.
• De Wet werken waar je wilt geeft werknemers meer recht op thuiswerken.

Blijf op de hoogte van nieuwe wetten en regels voor ondernemers met personeel. Schrijf je in voor de nieuwsbrief.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Vragen over reiskostenvergoeding 2023

• Hoe hoog is de reiskostenvergoeding in 2023?

  De belastingvrije reiskostenvergoeding in 2023 is 21 cent per kilometer. Lange tijd was dit 19 cent per kilometer. Bedrijven mogen zelf bepalen of ze het nieuwe tarief hanteren, tenzij dit al is afgesproken in een cao, bedrijfsreglement of een arbeids­overeenkomst.

• Wat is de vergoeding voor woon-werkverkeer in 2023?

  Woon-werkverkeer mag je onbelast blijven vergoeden. In 2023 is dat ook 21 cent per kilometer. Je moet dan wel alle dagen waarop er daadwerkelijk woon-werkverkeer is geweest per werknemer registreren. Alleen de werkelijk gereden kilometers mogen onbelast worden vergoed.

• Wanneer is een kilometervergoeding verplicht?

  Je bent niet wettelijk verplicht een kilometervergoeding te geven. Er kunnen wel afspraken gelden vanuit een verplichte cao per branche. Je bent gebonden aan die afspraken zolang de cao van kracht is. Als er geen cao van toepassing is, mag je zelf met je werknemers afspraken maken over een vergoeding voor reiskosten.

• Hoe kun je besparen op personeels­kosten?

  Er zijn slimme manieren om te besparen op de kosten van personeel. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, geef prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in het gratis whitepaper over personeels­kosten.